Wie KI die juristische Wissensarbeit im Notariat verändert

Der Einsatz Künstlicher Intelligenz im Notariat wirft fachliche, organisatorische und datenschutzrechtliche Fragen auf. Im Interview mit Julia Schmidt erläutert Dr. Roland Klaes, Mitglied der Geschäftsführung von C.H.BECK, für welche Arbeitsschritte Beck-Noxtua eingesetzt werden kann, wo die Grenzen des Systems liegen und welche Rolle die Fachinhalte des Deutschen Notarverlags dabei spielen.

Juristische Recherche bedeutete lange, passende Fundstellen zu identifizieren und selbst auszuwerten. Was verändert sich an dieser Wissensarbeit, wenn eine KI Quellen zusammenführt, eigene Dokumente einbezieht und daraus erste Arbeitsergebnisse entwickelt?

Klaes: Die Arbeit verlagert sich vom Suchen zum Prüfen, Bewerten und Gestalten. Dass das schneller geht, ist aber nicht der eigentliche Punkt. Wichtiger ist, dass aus drei getrennten Arbeitsschritten ein zusammenhängender Arbeitsgang wird. Bisher lagen Recherche, Auswertung der Vorgangsunterlagen und Entwurf oft bei verschiedenen Personen und in verschiedenen Werkzeugen: Die Fundstelle steht im Kommentar, der Grundbuchauszug liegt in der Akte, das Muster in der Textverarbeitung.

Beck-Noxtua führt diese Schritte in einem Arbeitsbereich zusammen: Das System recherchiert in juristischen Fachquellen, analysiert die Unterlagen des konkreten Vorgangs und erstellt auf dieser Grundlage erste Entwürfe. So bleibt mehr Zeit für die rechtliche Prüfung und Gestaltung.

Die Aussicht auf Entlastung ist groß. Bei welchen Aufgaben im Notariat kann KI heute tatsächlich sinnvoll unterstützen?

Klaes: In der Recherche beantwortet Beck-Noxtua die klassischen Fachfragen: Wie ist eine Klausel zu fassen? Welche Rechtsprechung gibt es zur Reichweite einer Vollmacht? Wie ist ein Geschäftswert nach dem GNotKG zu bestimmen?

Beim Verstehen von Unterlagen liegt im Notariat vielleicht der größte Hebel. Im Gesellschaftsrecht beispielsweise prüft die KI Satzungen, Gesellschafterlisten und Beschlussentwürfe und hebt Vinkulierungen, Vorkaufs- und Einziehungsregelungen hervor. Im Erbrecht erschließt sie umfangreiche Testamente, Erbverträge und Eheverträge und stellt Bindungswirkungen und mögliche Widersprüche übersichtlich dar. Schickt ein Beteiligter einen überarbeiteten Entwurf zurück, zeigt sie, was sich geändert hat und welche rechtliche Bedeutung die Änderung hat.

Beim Entwerfen erstellt sie erste Fassungen von Urkunden, Handelsregisteranmeldungen und Vollzugsschreiben sowie von Schreiben an Beteiligte, Banken, Gerichte und Behörden. Grundlage sind die Hausmuster des Notariats und die eingebundene Formularliteratur.

Wo stößt sie an Grenzen, die Notare und Mitarbeitende kennen müssen?

Klaes: Die Grenzen sind ebenso klar. Die KI übernimmt nicht, was das Beurkundungsrecht dem Notar persönlich überträgt: den Willen der Beteiligten zu erforschen, den Sachverhalt zu klären und über die rechtliche Tragweite des Geschäfts zu belehren. Auch die Gestaltungsentscheidung selbst bleibt beim Notar. Die KI arbeitet außerdem nur mit dem, was ihr vorliegt. Sie sieht nicht von sich aus ins Grundbuch oder ins Register, und sie kann irren, auch wenn ihre Ergebnisse belegt sind. Ihre Ergebnisse sind deshalb Arbeitsgrundlage und keine Entscheidung.

Können Sie anhand eines typischen notariellen Vorgangs zeigen, wie KI vom ersten Rechercheauftrag über die Analyse der Unterlagen bis zu einem ersten Arbeitsergebnis unterstützen kann? An welchen Stellen müssen Notare oder Mitarbeitende fachlich eingreifen und prüfen?

Klaes: Nehmen wir den Verkauf eines vermieteten Mehrfamilienhauses:

Erstens die Unterlagen. Die Mitarbeiterin, die den Vorgang vorbereitet, lädt den Grundbuchauszug, die Mietverträge, die Unterlagen des Verkäufers und den Entwurf des Maklers hoch. Beck-Noxtua wertet sie aus. Das Ergebnis zeigt etwa Dienstbarkeiten in Abteilung II, Grundschulden in Abteilung III, die eine Lastenfreistellung erforderlich machen, die Mietstruktur, die geleisteten Kautionen und Sonderabreden in einzelnen Mietverträgen. Am Ende steht eine strukturierte Übersicht statt eines Aktenstapels.

Zweitens die Rechtsfragen, die sich daraus ergeben. Die KI recherchiert in der eingebundenen Fachliteratur und Rechtsprechung, etwa zum Eintritt des Erwerbers in die Mietverhältnisse und zur Behandlung der Kautionen (§§ 566, 566a BGB). Liegt das Objekt im Gebiet einer Erhaltungssatzung, prüft sie auch, ob ein gemeindliches Vorkaufsrecht nach § 24 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 BauGB in Betracht kommt und wie das Bundesverwaltungsgericht dessen Ausübung begrenzt hat.

Drittens der Entwurf. Auf dieser Grundlage entsteht ein erster Kaufvertragsentwurf auf Basis des Hausmusters, mit Regelungen zum Übergang der Mietverhältnisse, zu den Kautionen, zur Lastenfreistellung und zur Finanzierungsvollmacht. Dazu kommen die Vollzugsschreiben: die Anfrage an die Gemeinde zum Vorkaufsrecht, das Schreiben an die abzulösende Gläubigerin und die Veräußerungsanzeige an das Finanzamt.

Wo der Mensch eingreift, ist dabei kein Ausnahmefall, sondern Teil des Ablaufs. Nach dem ersten Schritt gleicht die Mitarbeiterin die Übersicht mit den Originalunterlagen ab und prüft, ob alles vollständig und aktuell ist. Nach dem zweiten Schritt bewertet der Notar die rechtliche Tragweite der aufgeworfenen Fragen. Im dritten Schritt entscheidet er über die Gestaltung, berücksichtigt die Interessen aller Beteiligten und verantwortet den Entwurf. Beurkundung und Belehrung bleiben ohnehin seine persönliche Aufgabe.

Gerade im Notariat darf eine überzeugend formulierte Antwort keine Sicherheit vortäuschen. Wie geht die KI mit widersprüchlichen Quellen und offenen Rechtsfragen um? Wie werden Quellen, Unsicherheiten und rechtliche Erwägungen für den Nutzer nachvollziehbar?

Klaes: Bei schwierigen Rechtsfragen ist Transparenz wichtiger als eine glatte Antwort. Beck-Noxtua setzt dafür an drei Stellen an.

Erstens bei der Quelle. Beck-Noxtua antwortet aus einem geschlossenen, kuratierten Bestand an Fachinhalten und greift nicht auf das freie Internet zu, weder zur Recherche noch zur Überprüfung von Fundstellen. Was das System sagt, muss es also aus geprüfter Fachliteratur und Rechtsprechung ableiten.

Zweitens beim Beleg. Wesentliche Aussagen werden mit Fundstellen belegt, die anklickbar sind und direkt zur Originalstelle führen. Die Nutzerin sieht also, ob eine Aussage auf einer Norm, einer Entscheidung oder einer Kommentierung beruht, und kann sie im Zusammenhang nachlesen.

Drittens beim Meinungsstand. Ist eine Frage umstritten, soll die KI das nicht überdecken, sondern offenlegen. Sie stellt die vertretenen Auffassungen in Rechtsprechung und Literatur dar, benennt die tragenden Argumente und kennzeichnet, wo eine Frage höchstrichterlich nicht geklärt ist. Beck-Noxtua zeigt außerdem die einzelnen Arbeitsschritte, über die es zu seinem Ergebnis gekommen ist.

Eine KI, die Unsicherheit sichtbar macht, ist für das Notariat wertvoller als eine, die Sicherheit nur ausstrahlt.

Notariate arbeiten mit besonders sensiblen und vertraulichen Unterlagen. Was geschieht bei Beck-Noxtua mit hochgeladenen Dokumenten – etwa bei Verarbeitung, Speicherung und einer möglichen Nutzung für das Training?

Klaes: Hochgeladene Dokumente und sonstige Kundendaten fließen nicht in das Training der Modelle ein. Sie werden ausschließlich genutzt, um die jeweilige Anfrage zu beantworten, und bei der Verarbeitung durch das Modell nicht gespeichert. Davon zu unterscheiden ist der Gesprächsverlauf, den Nutzerinnen und Nutzer brauchen, um an einem Vorgang weiterzuarbeiten. Er liegt verschlüsselt auf europäischer Infrastruktur bei der Deutschen Telekom und bei IONOS und nie auf den Systemen eines Modellanbieters. Wie lange er aufbewahrt und wann er gelöscht wird, entscheidet der Kunde.

Wie verarbeitet wird, hängt von der Modellkategorie ab. Mit unserer zweisäuligen Modellstrategie bieten wir zwei Kategorien an, zwischen denen die Kunden wählen können.

Athena Agent ist die Voreinstellung. Hier setzen wir öffentlich verfügbare Sprachmodelle ein, die Noxtua herunterlädt, für juristische Aufgaben weitertrainiert und vollständig selbst betreibt. Sie laufen auf eigener Infrastruktur in der T Cloud Public der Deutschen Telekom und bei IONOS, in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz. In dieser Verarbeitungskette gibt es keinen US-Dienstleister. Die Modelle sind vollständig von ihren ursprünglichen Entwicklern getrennt: Es gibt keine Verbindung zu ihnen und damit keinen Weg, auf dem Daten zu ihnen gelangen könnten.

Minerva Agent öffnet zusätzlich den Zugang zu internationalen Frontiermodellen, also zu Spitzenmodellen, die ihr Anbieter nicht herausgibt, sondern nur selbst betreibt. Vertragspartner und Auftragsverarbeiter ist auch hier die Deutsche Telekom. Das Modell wird nicht über das offene Internet angesprochen, sondern über einen verschlüsselten, isolierten Kanal in einer dedizierten Verarbeitungsumgebung in einem Frankfurter Rechenzentrum. Die Daten werden nur für die Dauer der Anfrage im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach nicht vorgehalten. Damit verringern wir das Risiko eines Zugriffs nach dem US CLOUD Act so weit, wie es bei internationalen Frontiermodellen derzeit erreichbar ist.

Welche Modelle in den beiden Kategorien gerade eingesetzt werden, veröffentlichen wir auf einer tagesaktuell gepflegten Modellseite. Die Wahl zwischen den Kategorien trifft jede Nutzerin und jeder Nutzer selbst und bewusst. Das Notariat kann über die Administration auch festlegen, dass in seinem Arbeitsbereich ausschließlich Athena zur Verfügung steht.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Notare und Mitarbeitende solche Daten verantwortbar verarbeiten können?

Klaes: Der rechtliche Rahmen ist klar: die Verschwiegenheitspflicht nach § 18 BNotO, die Vorgaben für die Inanspruchnahme von Dienstleistern nach § 26a BNotO und die Strafbewehrung des § 203 StGB, ergänzt um die DSGVO. Wir liefern dafür die Grundlagen: eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung über die gesamte Kette, die Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Sicherheitsnachweise, darunter ein BSI-C5-Testat, ein SOC-2-Bericht und Zertifizierungen nach ISO 27001 und ISO 42001. Die sorgfältige Auswahl des Dienstleisters, die Entscheidung über die zugelassenen Kategorien und klare interne Regeln für die Mitarbeitenden bleiben dagegen Sache des Notariats.

Was muss eine juristische KI über das Notariat wissen, was sich aus allgemeinen juristischen Quellen allein nicht erschließt? Welche Rolle spielt dabei das spezialisierte Wissen des Deutschen Notarverlags?

Klaes: Notarielle Arbeit ist zu einem großen Teil Kautelarpraxis. Sie lebt von bewährten Formulierungen, von Gestaltungserfahrung und von Wissen darüber, wie ein Vorgang sauber vollzogen wird: welche Genehmigungen einzuholen sind, wie Grundbuchamt und Registergericht arbeiten und wie Kosten nach dem GNotKG anzusetzen sind. Vieles davon steht in keinem Gesetz und in keiner Gerichtsentscheidung. Es steht in der Formular-, Handbuch- und Praxisliteratur und in den Fachzeitschriften. Eine KI, die nur Normen und Urteile kennt, kann die Rechtslage beschreiben, ein Notariat aber nicht unterstützen.

Deshalb ist die Datenbasis der Kern von Beck-Noxtua. Ein Großteil der für Notariate relevanten Fachinhalte ist bereits eingebunden: Gesetze und Rechtsprechung, Kommentare und Handbücher, Formular- und Vertragsliteratur sowie Fachzeitschriften aus dem Programm von C.H.BECK und unserer Partnerverlage in der Content-Allianz. Das sorgt für die Breite. Für die Tiefe, auf die es im Notariat ankommt, braucht es mehr.

Diese Tiefe bringt der Deutsche Notarverlag ein, und sein Beitrag ist für uns keiner unter vielen. Seine Inhalte entstehen aus der notariellen Praxis und sind für sie gemacht. Sie zeigen, wie in der Urkundspraxis formuliert wird, was vor einer Beurkundung zu prüfen ist und wie ein Vorgang vollzogen wird – im Immobilienrecht, im Gesellschaftsrecht, im Familien- und Erbrecht und im WEG-Recht.

Dazu kommt ein zweiter Punkt, der für uns besonders wichtig ist. Der Deutsche Notarverlag richtet sich an alle Berufsgruppen im Notariat, also nicht nur an Notarinnen und Notare, sondern ebenso an Notarfachangestellte, Notarfachwirtinnen und Notarfachwirte und Bürovorsteher. Genau so verstehen wir Beck-Noxtua: als Werkzeug für das ganze Team. Die Inhalte des Notarverlags und unser Ansatz passen deshalb nicht nur fachlich, sondern auch in der Zielgruppe zusammen.

Für die KI bedeutet das: Sie kennt nicht nur die Rechtslage, sondern auch den Weg, auf dem die notarielle Praxis sie umsetzt. Der Beitrag des Deutschen Notarverlags macht aus einer juristischen KI eine KI für das Notariat.

Wenn Fachliteratur in KI-generierte Antworten einfließt, darf sie nicht zu einer unsichtbaren Datenmasse werden. Wie bleiben Werk, Autor, Fundstelle und Aktualität erkennbar?

Klaes: Fachliteratur hat ihren Wert gerade durch ihre Zuordnung: Wer hat es geschrieben, in welchem Werk, in welcher Auflage, mit welchem Stand? Eine Aussage ohne Autor und Fundstelle lässt sich nicht prüfen.

Beck-Noxtua bindet die Quellen deshalb sichtbar ein. Wesentliche Aussagen tragen einen Nachweis, der Werk, Autor und Fundstelle erkennen lässt und per Klick zur Originalstelle führt. Die Nutzerin kann sich den Zusammenhang dort selbst erschließen.

Für die Aktualität gibt es einen Punkt, der oft missverstanden wird. Das Fachwissen steckt bei uns nicht im Sprachmodell selbst, sondern in der Datenbasis, auf die das System bei jeder Anfrage gezielt zugreift. Erscheint eine Neuauflage, wird nicht das Modell neu trainiert, sondern die Datenbasis aktualisiert. Ab dann arbeitet das System mit dem neuen Stand.

Diese Datenbasis bauen wir gemeinsam mit Noxtua und unseren Content-Partnern, zu denen auch der Deutsche Notarverlag gehört, als die nach unserer Kenntnis größte juristische Datenbank Europas auf.

Wenn die Verbindung von KI und spezialisiertem Fachwissen tatsächlich mehr leisten soll als eine schnellere Suche: Welchen konkreten Unterschied sollen Notare und Mitarbeitende bei Recherche, Prüfung und Entwurf bemerken?

Klaes: Der Unterschied soll sich je nach Rolle bemerkbar machen.

Die Mitarbeitenden sollen merken, dass sie Vorgänge mit Fachliteratur im Rücken vorbereiten, die früher oft nur den Berufsträgern zur Hand war. Umfangreiche Unterlagen sind in einem Bruchteil der bisherigen Zeit erschlossen. Für Auszubildende und neue Kolleginnen und Kollegen wird das System außerdem zu einem Lernwerkzeug, weil es seine Ergebnisse begründet und belegt.

Die Notarinnen und Notare sollen merken, dass ihnen besser vorbereitete Vorgänge vorgelegt werden. So bleibt mehr Zeit für das, was nicht automatisiert werden kann und soll: die Gestaltung, die Belehrung und die persönliche Verantwortung.

Das Notariat als Ganzes soll merken, dass Beck-Noxtua sich seinen Abläufen anpasst und nicht umgekehrt. Das System lässt sich individualisieren und so tief in die Prozesse des einzelnen Notariats einbinden. Hausmuster und interne Wissensbestände lassen sich hinterlegen, damit Entwürfe in der Sprache und Struktur des eigenen Hauses entstehen. Wiederkehrende Abläufe lassen sich als eigene Arbeitsanleitungen, sogenannte Templates oder Skills, festlegen. Das System folgt diesen Anleitungen dann bei jedem Vorgang gleich. Entwürfe können als Word-Dokument mit Änderungsverfolgung ausgegeben werden, sodass Abstimmungsrunden mit Beteiligten im gewohnten Format laufen.

Der eigentliche Fortschritt besteht also nicht darin, dass die KI juristische Arbeit ersetzt. Sie verteilt Fachwissen im ganzen Team und schafft für jeden Vorgang verlässliche Standards. So kann die notarielle Expertise gezielter eingesetzt werden. Darin liegt der Unterschied zwischen einer schnelleren Suche und einer besseren Arbeitsweise.

Herzlichen Dank, Dr. Roland Klaes.