Aus der Ausbildungsreihe für Notarfachangestellte ist nunmehr die von Herrn Martin Jurkat fortgeführte 3. Auflage der „Büroorganisation“ erschienen. Mit seinen insgesamt 176 Seiten richtet sich die von der Notarkasse A.d.ö.R. München herausgegebene Ausbildungsreihe primär an Auszubildene sowie Quer- und Wiedereinsteiger. Doch nicht zuletzt durch die in den letzten Jahren immer weiter voranschreitende Digitalisierung in den Notarbüros dient die Neuauflage durchaus auch für erfahrene Notarfachangestellte als Hilfestellung bei der täglichen Arbeit.
Wie der Autor der ersten beiden Auflagen, Andreas Kersten, in seinem Vorwort zur 1. Auflage ausführt, soll das „Büchlein“ einen ersten Einblick in die Organisation des Notarbüros verschaffen. Und dies erfüllt das Werk, und insoweit nehme ich das Fazit an dieser Stelle vorweg, uneingeschränkt. Nicht nur durch die Einführung des elektronischen Urkundenverzeichnisses, der NotAktVV und der reduzierten DONot war eine umfangreiche Überarbeitung der Neuauflage erforderlich. Neben Ausführungen zu althergebrachten Themen zur Geschäftsstelle, dem Führen der Siegel, zu den Büroräumen und deren Ausstattung finden sich ab S. 34 erste Hinweise zur technischen Ausstattung und zur EDV-Nutzung. Auf den folgenden Seiten erhält der Leser sodann eine Erläuterung zur Einführung des elektronischen Urkundenarchivs. Erwähnenswert ist, dass sich in dem Werk an mehreren Stellen auch die gesetzlichen Grundlagen wiederfinden und die Gesetzestexte zitiert sind. Dies dürfte zu einem besseren Verständnis der Themenbereiche führen und der Leser erhält hierdurch einen näheren Zugang zu dem maßgeblichen Gesetz. Letzteres dürfte gerade für Auszubildende von Vorteil sein, so besteht doch häufig eine gewisse Zurückhaltung beim Blick in das Gesetz.
Begrüßenswert ist der Hinweis auf S. 39 (Rn 78), wonach beim Versenden der Entwürfe oder der Urkunden per E-Mail oder Telefax vorab geklärt werden sollte, ob eine derartige Versandart gewünscht wird und inwieweit hier womöglich eine Verschlüsselung der E-Mail zu erfolgen hat. Hierzu findet sich unter Rn 79 auch ein entsprechender Formulierungsvorschlag zur Einwilligung bzgl. dieser Kommunikationsform. Da sich dieses Thema nicht nur dem Auszubildenden stellt, lohnt sich hier durchaus ein Blick durch den erfahrene Notarangestellten in die Neuauflage.
Nach § 35 Abs. 2 NotAktVV ist es dem Notar möglich, Akten und Verzeichnisse (auch) in elektronischer Form zu führen. Hier weist der Verfasser unter Rn 156 zu Recht darauf hin, dass die elektronische Nebenakte gem. § 35 Abs. 1 S. 1 BNotO zur Gewährleistung der Verfügbarkeit und Integrität nur auf einem EDV-System innerhalb seiner Amtsstelle gespeichert werden muss. Die nach § 35 Abs. 4 BNotO vorgesehene Möglichkeit der Speicherung im Elektronischen Notariatsaktenspeicher (vgl. § 78k BNotO) ist leider noch nicht existent. Auch Cloudlösungen verbieten sich vollends.
Da die Ablage der Nebenakten durchaus in den Aufgabenbereich der Auszubildenden gehört, lohnt sich ein Blick in die unter Rn 159 aufgenommene Checkliste zur Aktenablage. Hierdurch erhalten die Auszubildenden zudem einen rückwärtsgerichteten Eindruck der möglichen Abwicklungstätigkeiten im Rahmen der notariellen Urkunden.
Da sich durch Einführung der NotAktVV auch die Aufbewahrungsfristen von Akten und Verzeichnissen geändert haben, hat der Autor im Anschluss an die Checklisten auch hierzu detaillierte Ausführungen unter den folgenden Randnummern aufgenommen. Weiteren Erläuterungen zu den Aufbewahrungsfristen finden sich zusätzlich ab Rn 475.
Auf den folgenden Seiten erhält der Leser eine Anleitung zur Eintragung der notariellen Urkunden in das elektronische Urkundenverzeichnis. Auch wenn die Vorschrift nicht neu ist, so ist doch auf die Erleichterung in Rn 248 hinzuweisen. Bei mehr als 20 Urkundsbeteiligten genügt nach § 12 Abs. 1 S. 1 NotAktVV eine zusammenfassende Bezeichnung. Beachtenswert ist hierbei, dass eine Sammelbezeichnung nicht zulässig ist, wenn diese Beteiligten Erklärungen in den Fällen der §§ 8, 16b oder 38 BeurkG in der Niederschrift abgegeben haben.
Ab S. 136 finden sich umfangreiche Erläuterungen zu den einzelnen elektronischen Urkunden, deren Versand und Verwahrung. Neben den Ausführungen zur Verwahrung wird unter Rn 466 der praktische Hinweis aufgeführt, wonach in die elektronische Urkundensammlung zusätzlich auch eine vollständige oder auszugsweise Reinschrift der Elektronischen Fassung verwahrt werden kann. Diese Möglichkeit eröffnet dem Notarmitarbeiter auch noch nach Jahren „saubere“ Abschriften von Urkunden zu erstellen, in denen der Notar während der Beurkundungsverhandlungen handschriftliche Änderungen vorgenommen hat.
Am Ende der Neuauflage befinden sich 14 Wissensfragen und die dazugehörigen Antworten. Hierdurch hat der Leser die Möglichkeit, das zuvor angelesene Wissen zu überprüfen.
Fazit: Für jeden Auszubildenden und auch für Quer- und Wiedereinsteiger lohnt sich nach Einführung der NotAktVV und des Elektronischen Urkundenarchivs die Anschaffung der Neuauflage uneingeschränkt. Gerade der Auszubildende erhält hierdurch ein Werk an die Hand, welches ihm während seiner gesamten Ausbildungszeit und auch danach ein treuer Helfer im Bereich der NotAktVV, dem BeurkG, der BNotO und der DONot sein wird. Nicht zuletzt wegen des Preises von 24,90 € sollte es in keinem Ausbildungsbetrieb fehlen.
Von Udo Hagemann, Notarfachreferent, Bad Arolsen
