So reagieren Sie professionell auf sinnlose Anrufbeantworternachrichten

In einer hektischen Zeit kann es nicht selten vorkommen, dass Anrufbeantworter mit Nachrichten gefüllt werden, die mehr Fragen aufwerfen, als sie beantworten. Insbesondere wenn ein Beteiligter eine unvollständige Nachricht hinterlässt, stellt sich die Frage: Wie geht man charmant und professionell damit um, um z. B. die Möglichkeit eines potenziellen Auftrags nicht zu gefährden?

Den heutigen Tag der sinnlosen Anrufbeantworternachrichten (der Aktionstag findet alljährlich am 30. Januar statt) nehmen wir zum Anlass, uns mit dem Thema näher zu beschäftigen:

Hier sind einige kurze Tipps, die Ihnen helfen können, auch in solchen Situationen souverän zu bleiben

Aufmerksam zuhören und wichtige Details festhalten

Zunächst ist es wichtig, die Nachricht in Ruhe anzuhören und sich Notizen zu machen. Auch wenn die Botschaft unklar ist, könnten kleine Details entscheidend sein. Vielleicht gibt es Hinweise auf ein Anliegen oder ein spezifisches Problem, das der Beteiligte hat.

Mit Empathie Vertrauen schaffen

Ein weiteres wichtiges Element ist Empathie. Oft sind Menschen, die sich in einer stressigen oder unsicheren Situation befinden, nicht in der Lage, ihre Gedanken klar zu formulieren. Verständnis hierfür kann Ihnen helfen, die Nachricht nicht als lästig, sondern als eine Möglichkeit zu betrachten, jemandem in einer Notlage zu helfen. Wenn Sie zurückrufen, können Sie mit einem freundlichen und beruhigenden Ton die Atmosphäre auflockern und dem Beteiligten das Gefühl geben, ernst genommen zu werden.

Abwägen: Reagieren oder ignorieren?

Ob Sie zurückrufen oder die Nachricht ignorieren sollten, hängt von mehreren Faktoren ab. Wenn die Nachricht Anzeichen eines potenziellen Auftrags enthält, ist es in der Regel ratsam, den Kontakt zu suchen. Selbst wenn die Nachricht unvollständig oder wirr war, könnte sich hinter dem Durcheinander eine wertvolle Gelegenheit verbergen. Zeigen Sie Interesse und Engagement, um den Beteiligten zu überzeugen, dass Ihr Notariat die richtige Wahl für seine rechtlichen Belange ist.

Fazit

So lässt sich abschließend festhalten, dass auch unvollständige Nachrichten auf dem Anrufbeantworter eine Chance für das Notariat darstellen können. Mit einem empathischen Ansatz, klarer Kommunikation und einem professionellen Rückruf können Sie selbst aus solchen Situationen das Beste herausholen und die Beteiligten von Ihrem Notariat überzeugen.

Ronja Tietje ist Vorstandsmitglied Reno Bundesverband e.V., Vorsitzende des Reno Bremen e.V., Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und des Prüfungsausschusses der RAK Bremen, Ausbildungsberaterin der RAK Bremen. Beruflich ist Ronja Tietje tätig als Beraterin für Kanzleien und Dozentin im Bereich Kanzleimanagement bei der Weiterbildung zum/zur Fachwirt/in Fachbuchautorin.