Das Elektronische Urkundenarchiv (Theorie & Praxis)

Seit 01.01.2022 gelten die Vorschriften der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) zur Führung des Elektronischen Urkundenarchivs (EUrkundenarchiv).

Bei dem EUrkundenarchiv handelt es sich um eine zentrale elektronische Plattform (= in XNP), die von der Bundesnotarkammer (BNotK) als Urkundenarchivbehörde betrieben wird (§ 78h BNotO), mittels derer alle Notare die

  • elektronische Urkundensammlung (eUrkundensammlung, seit 01.07.2022),
  • das Urkundenverzeichnis (UVZ) sowie
  • das Verwahrungsverzeichnis (VVZ)

zu führen haben.

Die elektronische Führung soll die Aufbewahrung sowie das (spätere) Auffinden / Ausfertigen / Kopieren von Urkunden / Dokumente erleichtern:

  • Aus der eUrkundensammlung können z. B. durch einen „Klick“ Ausfertigungen / Abschriften von der elektronischen Fassung der Urschrift eines Dokuments angefertigt werden.

Das bislang notwendige Durchsuchen / Auffinden der ggf. bereits archivierten (Papier-)Urkunde entfällt.

  • Die Aufbewahrungszeit der (Papier-)Urkundensammlung wurde nach Einführung der eUrkundensammlung von ursprünglich 100 Jahren auf 30 Jahre verkürzt, was zu einer erheblichen Reduzierung der zu archivierenden Papierdokumente (bei Notaren und Gerichten) führt.
  • Aus der eUrkundensammlung können beschleunigt auf elektronischem Wege Urkunden an Ämter, Banken sowie Gerichte geschickt und dort vereinfacht weiterverarbeitet werden.

Jeder Notar speist Dokumente / Daten mit Hilfe der Software XNP in sein eigenes EUrkundenarchiv ein, auf das während seiner Amtszeit nur er, sein Vertreter sowie autorisierte Mitarbeiter und danach (= nach Beendigung des Amts) die verwahrende Behörde Zugriff haben (§ 78i BNotO).

Sowohl der Notar als auch die Mitarbeiter des Notars erhalten per Chipkarte (N-Karte für Notare, M-Karte für Mitarbeiter), entsprechendem Lesegerät und PIN oder Anmeldung mit Nutzername und Passwort Zugang zu XNP. Die BNotK sichert das EUrkundenarchiv nach den aktuellen besonderen gesetzlichen Vorgaben; die Dokumentenspeicherung erfolgt inhaltsverschlüsselt (= Daten werden beim Versenden verschlüsselt → über einen unverschlüsselten Kanal gesendet → vom Empfänger entschlüsselt).

Das Urkundenverzeichnis (§§ 7 ff. NotAktVV)

Das UVZ hat am 01.01.2022 die Urkundenrolle sowie das Namens- und Erbvertragsverzeichnis abgelöst. Es wird ausschließlich elektronisch geführt und zentral im EUrkundenarchiv mittels des Moduls „Urkundenverzeichnis“ in XNP geführt.

Folgende Urkunden sind im UVZ einzutragen (§ 7 NotAktVV):
In das UVZ einzutragen sindKonkret zum Beispiel
Niederschriften (§§ 8, 36, 38 BeurkG)Willenserklärungen (z. B. Immobilienkauf- oder Schenkungsvertrag) Andere Erklärungen, die nicht gemäß § 39 BeurkG zu beglaubigen sind (z. B. Grundschuldbestellung mit ZV-Unterwerfung) Eide, eidesstattliche Versicherungen (z. B. Erbscheinsantrag) Eigenurkunden des Notars (§ 415 ZPO) → umstritten.
elektronische Niederschriften (§ 16b BeurkG)Willenserklärungen, die per Videokommunikation errichtet wurden (= ausschließlich elektronisch, Online-Beurkundung) Seit 01.08.2022: Bargründung einer GmbH / UG (haftungsbeschränkt). Ab 01.08.2023 ferner:  Sachgründung und Bargründung mit Sachagio einer GmbH / UG (haftungsbeschränkt) sowie einstimmige Gesellschafterbeschlüsse über Satzungsänderungen.
Vermerke (§ 39 BeurkG)  Beglaubigung einer Unterschrift, eines Handzeichens, der Zeichnung einer Namensunterschrift (z. B. Erbausschlagung, Anmeldung zu einem Register, Grundschuldbestellung ohne ZV-Unterwerfung) + ggf. je nach Region (nicht bundeseinheitlich): Übereinstimmungsbescheinigung bezüglich des vollständigen Wortlauts des Gesellschaftsvertrages der Liste der Gesellschafter (bei Änderungen, § 54 Abs. 1 S. 3 / § 40 Abs. 2 S. 2 GmbH).
Elektronische Vermerke (§ 39a BeurkG)  Vermerke gemäß § 39 BeurkG jedoch per Videokommunikation ausschließlich elektronisch (vgl. § 16b Abs. 4 S. 2 und 4 BeurkG, Online-Beglaubigung). Seit 01.08.2022: Beglaubigung von Unterschriften auf Handelsregister-, Partnerschaftsregister und Genossenschaftsregisteranmeldungen. Ab 01.08.2023 ferner: Beglaubigung von Unterschriften auf Vereinsregisteranmeldungen.
Vollstreckbarerklärungen (§ 796c Abs. 1, § 1053 Abs. 4 ZPO)Ein gerichtlicher Vergleich wird durch einen Notar für vollstreckbar erklärt. → selten.
Einigungen, Abschlussprotokolle u.a. (§ 96 Abs. 3 S. 1, Abs. 5 S. 2, § 98 Abs. 2 S. 1, § 99 S. 1 SachenRBerG)Beurkundungen bezüglich der Nutzung von Grundstücken im Rahmen des Wiedervereinigungsprozesses zur Anpassung der Rechtsverhältnisse an das BGB. → selten.

Innerhalb des XNP-Moduls zur Führung des Urkundenverzeichnisses stehen verschiedene virtuelle Karteikarten (= Grunddaten, Beteiligte, Ausfertigungen, Bemerkungen, Vermerke, Verbindungen, Anzeigen / Registrierungen) zur Verfügung, die nach den gesetzlichen Vorgaben zu füllen sind (s. u.) und weitere fakultative Angaben ermöglichen.

Die (nächste fortlaufende) Urkundenverzeichnisnummer (UVZ-Nr.) schlägt das Programm automatisch vor.

Die UVZ-Nr. (lfd. Nr. + Jahreszahl, z. B. 123/2023) ist (bei Papierurkunden) auf jeder Urschrift anzugeben. Die Nummernvergabe erfolgt chronologisch nach dem Kalenderdatum. Innerhalb desselben Tages ist die Reihenfolge beliebig (= die Urkunde von 8.00 Uhr kann in der Reihenfolge hinter der Urkunde von 10.00 Uhr in das UVZ eingetragen werden).

Handelt es sich bei der Urkunde um die elektronische Form der Online-Beglaubigung ist die UVZ-Nr. zwingend vor Durchführung der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) anzubringen. Bei einer Online-Beurkundung entfällt dies, weil die elektronische Urkunde in ihrer Ursprungsform nicht in den Rechtsverkehr gelangt; sie wird im Anschluss als Ausfertigung / beglaubigte Abschrift abgefasst und dann mit der UVZ-Nr. versehen.

Eintragungen im UVZ können durch

  • „Speichern“ bzw. „Speichern & Schließen“ (= Inhalt befindet sich „in Vorbereitung“ und ist noch nicht rechtsverbindlich gespeichert, können somit geändert / korrigiert werden) vorläufig oder
  • „Eintragen“ bzw. „Eintragen & Schließen“ (= Inhalt wird rechtsverbindlich gespeichert)  endgültig

vorgenommen werden und haben getrennt nach Kalenderjahren, dem Datum und zeitnah, jedoch spätestens 14 Tage nach der Beurkundung / Amtshandlung zu erfolgen (§§ 8, 18 NotAktVV).

Ist eine Eintragung

  • unterblieben, muss sie unter der nächsten fortlaufenden Nummer des UVZ und dem tatsächlichen Datum des Amtsgeschäfts nachgetragen werden,
  • mehrfach vorgenommen worden, ist sie als gegenstandslos „unbelegt“ zu kennzeichnen.
Die in das UVZ einzutragenden Angaben entsprechen weitgehend den der Urkundenrolle:
Verpflichtend einzutragen sind:Konkret / AnmerkungenBezeichnung der virtuellen Karteikarte in XNP
Ort und Datum der Beurkundung / Amtshandlung (§ 10 NotAktVV)  Geschäftsstelle oder Anschrift bzw. anderweitige Beschreibung des Ortes / der Orte, wo das/die Amtsgeschäft/e vorgenommen wurde/n. Ist beispielsweise der Entwurf einer zu beglaubigenden Urkunde in der Kanzlei gefertigt worden und die Unterschriftsbeglaubigung auswärts erfolgt, sind zwei Orte im UVZ einzutragen.  Das Datum der Vornahme der Amtshandlung.                                  -Grunddaten-
Amtsperson (§ 11 NotAktVV)Vor- und Nachname des Notars / Notarvertreters.
Geschäftsgegenstand (§ 13 NotAktVV)  Der Geschäftsgegenstand soll stichwortartig und hinreichend unterscheidungskräftig sein. Eine der (zahlreichen) vorgegebenen Formulierungen der BNotK in XNP dürfen ausgewählt werden. Die Auswahl des Geschäftsgegenstands „Sonstige“ ermöglicht eine freie Formulierung. 
Urkundenart (§ 14 NotAktVV)  Eine der 5 vorgegebenen Arten der BNotK in XNP auswählen: –  Beglaubigung von Unterschriften / Handzeichen      mit Anfertigung eines Entwurfs, –  Beglaubigung von Unterschriften / Handzeichen ohne Anfertigung eines Entwurfs, –  Verfügungen von Todes wegen, –  Vermittlung von Auseinandersetzungen, –  sonstige Beurkundungen und Beschlüsse.
Anmerkung: Über die Auswahl der Urkundenart werden die Gebühren der BNotK (vgl. Ziffer 4. – Teil 3) ausgelöst und zusammen mit dem Geschäftsgegenstand die automatische Übersicht über die Urkundsgeschäfte gesteuert. Daneben ist anzugeben, ob die Beurkundung mittels Videokommunikation oder als gemischte Beurkundung (= Beteiligte sind sowohl real anwesend als auch mittels Videokommunikation zugeschaltet) erfolgt ist.
Beteiligte (§ 12 Abs. 2 NotAktVV)  Natürliche Person: Vorname/n, Familien- und Geburtsname, Geburtsdatum, Wohnort / Dienstanschrift. Organisation (= z. B. juristische Person): Name und Sitz. Freie Bezeichnung: z. B. Sammelbezeichnung bei mehr als 20 Personen. Bei einer Vertretung ist sowohl der Vertreter als auch der Vertretene einzutragen / zu kennzeichnen. Handelt eine Person zugleich für sich persönlich sowie als Vertreter, ist nicht entsprechend anzugeben (= im eigenen Namen). Handelt es sich um die Angelegenheit einer Gesellschaft, ist diese einzutragen, und zwar auch, wenn sie nicht beteiligt ist. Bei Parteien kraft Amtes (z. B. Insolvenzverwalter) muss der Erschienene aufgenommen werden; der Vertretene nicht zwingend.            -Beteiligte-
ggf. Ausfertigungen (§ 15 NotAktVV)Wer hat wann eine einfache / vollstreckbare / weitere vollständige / teilweise Ausfertigung erhalten.    -Ausfertigungen-
ggf. Angaben zu Verfügungen von Todes wegen (§ 16 NotAktVV)Datum der (nachträglichen) Ablieferung der Urkunde bei der besonderen amtlichen Verwahrstelle (= Verwahrungsvermerk). Wird ein Erbvertrag bei dem Notar verwahrt (= notarielle Verwahrung), ist dies bei „verwahrter Erbvertrag“ zu dokumentieren.  Datum der Rückgabe des Erbvertrags aus der notariellen Verwahrung / Ablieferung an das Amtsgericht-Nachlassgericht bei Eintritt des Erbfalls (= Ablieferungs- bzw. Rückgabevermerk).      -Anzeigen / Registrierungen- bzw. -Grunddaten-
ggf. sonstige Angaben (§ 17 BeurkG)Bei Berichtigung, Änderung, Ergänzung, Aufhebung einer Urkunde ist auf die jeweils andere Urkunde zu verweisen.    -Verbindungen-  

In die virtuelle Karteikarte „Bemerkungen“ kann beispielsweise „verspätet eingetragen“ notiert werden, sofern die Urkunde nicht unter dem korrekten Datum und somit der richtigen Reihenfolge registriert wurde.

Neben den vorstehend angeführten verpflichtenden Eintragungen zu den Beteiligten können (freiwillig) ferner angegeben werden: Anschrift, Steuer-ID, Wirtschafts-ID, Registernummer (§ 12 Abs. 3 NotAktVV). Auch kann bei „Ausfertigungen“ im Feld „Bemerkungen“ eine Notiz gemacht werden, wenn beispielsweise eine Vollmacht dem Vollmachtnehmer erteilt aber dem Vollmachtgeber ausgehändigt wurde.

Vertretungszeiträume werden mit Rücksicht darauf, dass jetzt jedes Geschäft einer Amtsperson zuge-ordnet wird, nicht mehr registriert.

Am Ende eines jeden Kalenderjahres sind die Eintragungen im UVZ zeitnah (= n. h. M. innerhalb von 4 Wochen) in eine Datei zu exportieren, mit der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) des Notars zu versehen und bis zum Ablauf der Aufbewahrungszeit zu speichern. Werden nach dem Datenexport Änderungen im UVZ vorgenommen, ist ein erneuter Export erforderlich. Die ursprünglich exportierte Datei bleibt erhalten.  

Die Aufbewahrungszeit des Urkundenverzeichnisses (= der exportierten Datei) beträgt 100 Jahre (§ 50 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV) und bezieht sich auf das Datum der jüngsten Exportdatei.  

Der Notar hat alle Änderungen, Zusätze und Angaben zu Ausfertigungen im UVZ persönlich zu bestätigen (= signieren, § 20 NotAktVV).

Urkunden, die vor dem 01.01.2022 aufgenommen wurden, können auch nachträglich in das UVZ aufgenommen werden. Die hierfür anfallenden Gebühren der BNotK (vgl. Ziffer 4. – Teil 3) hat der Notar jedoch selbst zu tragen.

Je nach Ausstattung der eigenen Notariatssoftware (= Schnittstelle) ist mittels der Funktion „Importieren“ in XNP ein Datenimport (Beteiligtendaten aus der Datenbank der Notariatssoftware) in das UVZ möglich. Dies erleichtert die Arbeit erheblich, verringert die Quote fehlerhafter Eintragungen und spart Zeit. Abschließend gibt es die Funktion „Stapel erfassen“, die es ermöglicht, gleichartige Urkunden (z. B. 10 Löschungsbewilligungen derselben Bank) in einem Arbeitsgang zu erfassen.

Tanja Roden ist seit mehr als 30 Jahren als Notarfachangestellte tätig, langjähriges aktives Mitglied im Prüfungsausschuss der Schl.-H. RAK, Fachbuchmitautorin des Teilbereichs Notariat einer ReNo-Lehrwerkreihe, schreibt Beiträge für die ReNo-Praxis und hat viel Freude daran, den Berufsschülern der ReNo-Oberstufe alles zu vermitteln, was für deren Abschlussprüfung im Teilbereich Notariat erforderlich ist.

In ihrer Freizeit treibt sie Sport, geht gern in die Sauna und ist Vorsitzende eines gemeinnützigen Vereins, der ein Waldjugendgelände unterhält.

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