Die eUrkundensammlung wurde etwas verzögert nach den anderen Verzeichnissen ab dem 01.07.2022 neben der (Papier-)Urkundensammlung sowie der neuen (Papier-)Sondersammlung und der neuen (Papier-)Erbvertragssammlung eingeführt. Der digitale Ablageort für die in die eUrkundensammlung einzustellenden Dateien findet sich innerhalb des UVZ (= weitere virtuelle Karteikarte: „Dokumente“).
Die eUrkundensammlung gibt die in der (Papier-)Urkundensammlung / (Papier-)Erbvertragssammlung (auf Wunsch der Beteiligten) aufzubewahrenden Urkunden exakt wieder (= Spiegelbildprinzip). Alle Urkunden sind unverzüglich nach Vornahme der Amtshandlung in die eUrkundensammlung einzustellen (§ 35 Abs. 1 NotAktVV). Bei den in der (Papier-)Sondersammlung abzulegenden Dokumenten handelt es sich um nicht in die elektronische Form übertragbare Urkunden (= Dokumente können nicht in die eUrkundensammlung eingespeist werden, § 37 NotAktVV). Dies können Dokumente sein, denen z. B. Anlagen angefügt wurden, die größer als DIN A 3 sind, und somit nicht mit den vorhandenen Geräten gescannt werden können.
Alle in die eUrkundensammlung einzustellenden Dokumente werden durch einen Scanvorgang in die elektronische Form überführt. Hierzu hat der Scanner für die elektronische Fassung der Dokumente die Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu erfüllen und der Vorgang ist entsprechend der zuvor erstellten individuellen Verfahrensdokumentation, die in der Generalakte des Notars aufzubewahren ist, durchzuführen (z. B. Farbscan, Auflösung mind. 300 dpi, Format PDF/A-1b, Dateibezeichnung 40294_23 KV 17_2023 Notar Mustermann). Die entsprechend erstellte Datei kann über die Funktion in XNP „Datei auswählen“ oder per „Drag & Drop“ in das hierfür vorgesehene Feld als „Hauptdokument“ eingefügt werden.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit weitere Dokumente unter „sonstige Dokumente“ einzustellen. Das können beispielsweise Bestätigungen des Zentralen Testamentsregisters (ZTR) oder Zentralen Vorsorgeregisters (ZVR) sein aber auch umfangreiche Urkunden, die nur in mehreren Teilen gescannt werden können. Die unter „sonstige Dokumente“ verwahrten Unterlagen stehen der unter „Hauptdokument“ verfahren Unterlage gleich. Die unterschiedlichen Bezeichnungen dienen lediglich der Sortierung.
Gemäß § 34 Abs. 2 NotAktVV können Dokumente, die, wie derzeit noch vorwiegend üblich, in Papierform erstellt wurden, wie folgt in der eUrkundensammlung verwahrt werden:
- elektronische Fassung
- elektronisch beglaubigte Abschrift
- elektronische Abschrift
Wurden Dokumente lediglich in elektronischer Form erstellt, können sie gemäß § 34 Abs. 3 NotAktVV in elektronischer Form oder als elektronische Fassung des in der (Papier-)Urkundensammlung ver-wahrten Ausdrucks verwahrt werden. Zu verwahren sind:
- elektronische Niederschriften (§ 16b BeurkG)
- einfache elektronische Zeugnisse (§ 39a BeurkG).
In XNP gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten für die unterschiedlichen Arten eines Dokumentes
Dokumententyp | Wird ausgewählt, wenn … | Beispielvermerktext/e |
Elektronische Fassung … der Urschrift (§ 56 Abs. 1 BeurkG) | … in der (Papier-)Urkundensammlung die (Papier-)Urschrift verwahrt wird. | „Die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung des elektronischen Dokuments mit der mir in Papier vorliegenden Urschrift wird hiermit bestätigt. Die Übertragung in die elektronische Form ist nach meiner am Tag der Bestätigung gültigen Verfahrensdokumentation erfolgt. Ort, Datum, Unterschrift Notar.“ |
Elektronisches Original (§§ 16a ff., 39a, 40a Abs. 1 BeurkG) | …eine Urkunde originär nur elektronisch (PDF-Datei nebst Signaturdatei -.pkcs7-) existiert. Online-Beurkundung/Online-Beglaubigung. Anmerkung: In die (Papier-)Urkundensammlung ist ein beglaubigter Ausdruck aufzunehmen (§ 31 Abs. 1 Nr. 3 bzw. 5 a) NotAktVV). Das elektronische Original gilt als Urschrift. | (-) Kein Vermerk erforderlich, da es kein Ausgangsdokument gibt. |
Elektronische Fassung … der beglaubigten Abschrift (§ 56 Abs. 1 BeurkG) | … in der (Papier-)Urkundensammlung eine beglaubigte Abschrift der Urschrift verwahrt wird. Beispiel: Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf; Original wird an Mandanten / Dritten herausgegeben. | Wie bei der elektronischen Fassung der Urschrift. |
Elektronische Abschrift (einfach) | … in der (Papier-)Urkundensammlung eine einfache Abschrift der Urschrift verwahrt wird. Beispiel: Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf; Original wird an Mandanten / Dritten herausgegeben. | (-) Kein Vermerk erforderlich, da analog zur einfachen Kopie. |
Elektronisch Abschrift (beglaubigt) | … in der (Papier-)Urkundensammlung eine Ausfertigung, beglaubigte Abschrift oder einfache Abschrift der Urschrift verwahrt wird. Beispiel: Verfügungen von Todes wegen; Original gelangt in die besondere amtliche Verwahrung. | „Hiermit beglaubige ich die Übereinstimmung des elektronischen Dokuments mit der mir vorliegenden Urschrift. Ort, Datum, Unterschrift Notar.“ Hinweise: – Eine bildliche Übereinstimmung ist nicht zwingend erforderlich. Ausgangsdokument ist bei diesem Vermerk z. B. eine Reinschrift, die nicht zwingend zu scannen ist. – Die Angabe der Verfahrensdokumentation (wie bei der „elektronischen Fassung“ gemäß § 56 Abs. 1 BeurkG) ist hier entbehrlich, da diese Form nicht denselben Anforderungen (= RESISCAN) genügen muss. |
Mit Ausnahme der elektronischen einfachen Abschrift sind alle in die eUrkundensammlung eingestellten Dokumente, die auf Papiervorlagen beruhen, einzeln mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zu versehen. Die qeS entspricht in der virtuellen Welt dem Zusammenfügen einer Papierurkunde mit Schnur und Siegel.
Wurde ein Dokument in die eUrkundensammlung eingestellt, darf es nachträglich nicht ohne weiteres durch beispielsweise einen Vermerk ergänzt / geändert werden. Ist dies jedoch zwingend erforderlich (z. B. bei einem Nachtragsvermerk gemäß § 44a Abs. 2 BeurkG oder einer -späteren- Anzeige nach § 54 Abs. S. 3 EStDV, § 8 ErbStDV oder § 18 Abs. 4 GrEstG), ist (bei in Papierform errichteten Urkunden) der notwendige Vermerk auf einem separaten (Papier-)Blatt anzufertigen, als „sonstiges Dokument“ der eUrkundensammlung hinzuzufügen und abschließend dem (Papier-)Dokument in der (Papier-)Urkundensammlung beizusiegeln. Die in der (Papier-)Urkundensammlung und der eUrkundensammlung verwahrten Dokumente müssen stets gleichbleiben.
Es ist daher sehr zur empfehlen, die Anzeigen nach § 54 Abs. S. 3 EStDV, § 34 ErbStG oder § 18 Abs. 4 GrEstG vor dem Scanvorgang und Einstellen in die eUrkundensammlung vorzunehmen und auf der Urkunde zu vermerken.
Wurde eine Urkunde per Online-Beurkundung / Online-Beglaubigung errichtet, ist der Vermerk in einem gesonderten elektronischen Dokument niederzulegen und der eUrkundensammlung hinzuzufügen. Dem in der (Papier-)Urkundensammlung abgelegten beglaubigten Abschrift der Urkunde ist ein beglaubigter Ausdruck des Vermerks beizusiegeln.
Wie werden die verschiedenen Urkundenvarianten beim Hochladen in die eUrkundensammlung richtig behandelt
Urkundenart | Dokumententyp / Sonstiges |
Niederschrift (Urschrift wird in (Papier-)Urkundensammlung verwahrt) | elektronische Fassung der Urschrift + ggf. zusätzlich, wenn z. B. erbfolgerelevante Erklärungen enthalten sind (= Änderung Güterstand) = Ausdruck der Bestätigung/en über die Registrierung im ZTR. + ggf. zusätzlich, wenn Urkunde z. B. im ZVR zu registrieren = Ausdruck der Bestätigung/en über die Registrierung im ZVR. |
Unterschriftsbeglaubigung (Urschrift wird nicht in (Papier-)Urkundensammlung verwahrt, lediglich eine einfache Abschrift oder aber gar kein Dokument) | elektronische Abschrift (einfach) oder gar kein Dokument. |
Unterschriftsbeglaubigung (Urschrift wird nicht in (Papier-)Urkundensammlung verwahrt jedoch eine beglaubigte Kopie, die an die Stelle der Urschrift getreten ist) | elektronische Fassung der Urschrift oder elektronische Abschrift (beglaubigt). |
Niederschrift (Urschrift wird nicht in (Papier-)Urkundensammlung verwahrt jedoch eine beglaubigte Kopie oder Ausfertigung, die an die Stelle der Urschrift getreten ist) | |
Unterschriftsbeglaubigung (Urschrift wird in (Papier-)Urkundensammlung verwahrt.) | elektronische Fassung der Urschrift. |
Online beurkundete / beglaubigte Urkunde (beglaubigter Ausdruck der Datei gelangt zur (Papier-)Urkundensammlung) | PDF-Datei nebst Signaturdatei (.pkcs7) (= elektronische Urschrift) |
Verfügungen von Todes wegen / Erbvertrag (Urschrift wird in die besondere amtliche Verwahrung verbracht.) | Auf Wunsch der Beteiligten: elektronisch Abschrift (beglaubigt). + Ausdruck der Bestätigung/en über die Registrierung im ZTR (§ 31 Abs. 1 Nr. 1 NotAktVV). Anmerkung: Auch, wenn ein Erbvertrag / gemischter Vertrag in Urschrift beim Notar verbleibt (= notarielle Verwahrung), darf keine „elektronische Fassung der Urschrift“ angefertigt werden (§ 34 Abs. 4 NotAktVV). |
Erbvertrag oder gemischter Vertrag (Ehe- und Erbvertrag), der in notarieller Verwahrung verbleibt. (Urschrift gelangt zur (Papier-)Erbvertragssammlung.) | |
Niederschrift, die in der (Papier-)Sondersammlung abzulegen ist. | Vermerk, aus dem hervorgeht, dass das Scannen der Urkunde unmöglich / unzumutbar war. ++ ggfs. Einstellung einer (teilweisen) elektronischen Abschrift (beglaubigt) der Urkunde. |
Fremde Unterschriftsbeglaubigung z. B. Genehmigungserklärung (Urschrift wird in (Papier-)Urkundensammlung bei der genehmigten Urkunde verwahrt.) | elektronische Fassung der Urschrift. Hinweis: Beim Scannen der fremden Urkunde, darf die Siegelung nicht gelöst werden. |
Auch die Reinschrift einer Urkunde kann als „sonstiges Dokument“ in die eUrkundensammlung eingestellt und zur Anfertigung von Ausfertigungen / beglaubigten Abschriften / Abschriften genutzt werden (§ 34 Abs. 6 NotAktVV), was einen Zugriff für 100 Jahre ermöglicht. Das eröffnet dauerhaft die Möglichkeit, auch nach dem Archivieren der Nebenakte / E-Akte, problemlos und schnell auf eine Reinschrift der Urkunde zugreifen zu können. Hier wurde von dem sonst vorgegebenen Spiegelbildprinzip abgewichen → wird eine Reinschrift in die eUrkundensammlung hochgeladen, wird sie nicht auch der (Papier)Urkundensammlung beigefügt.
Das in die eUrkundensammlung eingestellte elektronische Dokument ist dem Ausgangsdokument gleichgestellt.
Die Aufbewahrungszeit für die eUrkundensammlung beträgt 100 Jahre (§ 50 Abs. 1 Nr. 5 NotAktVV).