Der Notarvertretung kommt für die Funktionsweise des Notariatswesens eine grundlegende Bedeutung zu, weil sie einen Ausgleich zwischen den persönlichen Interessen des Notars und dem öffentlichen Interesse des Staates an einer geordneten und jederzeit verfügbaren vorsorgenden Rechtspflege schafft. (Frenz/Miermeister/Wilke, BNotO, 6. Aufl. 2024, § 39 Rn 1) Die rechtsuchende Bevölkerung erwartet, dass die notarielle Rechtspflege immerzu und flächendeckend gewährleistet ist. Ein Notar (aus Gründen der besseren Lesbarkeit werden in diesem Beitrag männliche Sprachformen verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter) wird bestellt, wenn das Bedürfnis nach einer angemessenen Versorgung der Rechtsuchenden mit notariellen Leistungen dies erfordert. (§ 4 BNotO. Ausführlich zur Bedürfnisprüfung Limmer/Hertel/Frenz/Bischoff, Würzburger Notarhandbuch, 6. Aufl. 2022, Teil 1 Kap. 1 Rn 23 ff.) Diese Grundidee der Erforderlichkeit korrespondiert mit dem Gedanken, dass im Falle der Abwesenheit gesetzliche Vorkehrungen getroffen sein müssen, um die Funktionsfähigkeit der vorsorgenden Rechtspflege aufrechtzuerhalten. Will sich ein Notar länger als eine Woche von seinem Amtssitz entfernen, so hat er dies der Aufsichtsbehörde unverzüglich anzuzeigen. (§ 38 S. 1 BNotO) Dies geschieht in der Praxis regelmäßig dergestalt, dass der Notar um Bestellung eines Notarvertreters nachsucht. (§§ 39 ff. BNotO. Die rechtzeitige Anzeige der Vertretung ist Gegenstand der Amtsprüfung, § 93 Abs. 2 S. 2 BNotO.)
Trotz der erheblichen Praxisbedeutung ist das Institut der Notarvertretung bislang nur selten Gegenstand wissenschaftlicher Aufarbeitung gewesen. (Eingehend zu rechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Notarvertretung aber Peterßen, RNotZ 2008, 181 ff.; vgl. ferner auch den Beitrag von Szalai/Jung, NJW 2020, 1475 ff.) Ziel dieses Beitrags ist es jedoch nicht, diese akademische Lücke zu schließen. (Akademisch reizvoll wäre etwa eine dogmatische Auseinandersetzung mit der Arbeitsverteilung zwischen Notar und Notarvertreter, insbesondere in Bezug auf die Erfüllung der notariellen Amtspflichten oder die Rolle des angestellten Notarvertreters zwischen Weisungsgebundenheit und Weisungsfreiheit.) Stattdessen soll der Beitrag als Handreichung für Notarvertreter dienen. (Die Bewältigung von Vertretungsaufgaben stellt einen wesentlichen Bestandteil der Ausbildung im Rahmen des notariellen Anwärterdienstes dar. Dokumentiert wird das beispielsweise in § 2 Abs. 7 S. 1 Notarverordnung Baden-Württemberg, wo es heißt: „Teil des Anwärterdienstes sind auch übernommene Notarvertretungen (…)“.) Behandelt werden Vorbereitung (A.), Durchführung (B.) und Nachbereitung (C.) der Notarvertretung durch den betreffenden Notarassessor. Außerdem nimmt der Beitrag den Sonderfall der ständigen Vertretung (vgl. § 39 Abs. 1 S. 2 BNotO) in den Blick (D.).
Vorbereitung der Notarvertretung
Die Konstellationen, in denen auf eine Notarvertretung zurückgegriffen werden kann, sind vielgestaltig. Nicht immer – etwa im Falle der Vertretung eines kurzfristig erkrankten Notars – wird es dem Notarassessor möglich sein, sich umfassend auf anstehende Notarvertretungen vorzubereiten. Gleichwohl sind im Zusammenhang mit der Bestellung eines Notarassessors zum Notarvertreter einige grundsätzliche Aspekte zu beachten – teils handelt es sich um einmalige Vorgänge, teils um wiederkehrende Routinen.
I. Vorbereitung der erstmaligen Notarvertretung
Vor der erstmaligen Notarvertretung, (Die erstmalige Notarvertretung durch Notarassessoren ist in Baden-Württemberg grundsätzlich erst ab dem vierten Monat des Anwärterdienstes möglich (vgl. Ziffer 4.4.2.2 VwV Notarwesen Baden-Württemberg).) also vor der Übernahme des Amtes (vgl. § 44 Abs. 1 S. 1 BNotO), hat der Notarassessor gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 BNotO vor dem Präsidenten des Landgerichts den Amtseid (§ 13 BNotO) zu leisten. Örtlich zuständig ist – in entsprechender Anwendung des § 13 Abs. 3 S. 1 BNotO – der Präsident des Landgerichts, in dessen Bezirk die Ausbildungsstätte des betreffenden Notarassessors liegt. Dies gilt auch dann, wenn es sich bei der ersten Vertretung um eine Auswärtsvertretung in einem anderen Bezirk handelt. (Dies dürfte freilich nur im Ausnahmefall relevant werden, da die erstmalige Notarvertretung durch Notarassessoren – jedenfalls in Baden-Württemberg – in der Regel beim ausbildenden Notar stattzufinden hat (vgl. Ziffer 4.4.2.2 VwV Notarwesen Baden-Württemberg).) Über die Vereidigung wird nach den einschlägigen Bestimmungen der Verwaltungsvorschriften der Länder eine Niederschrift aufgenommen. (Vgl. hierzu etwa Ziffer 4.4.5.1 VwV Notarwesen Baden-Württemberg) Diese Niederschrift ist, sofern die Vertretung in einem anderen Bezirk durchgeführt wird, der dortigen Aufsichtsbehörde vorzulegen, weil ein zentraler Datenaustausch insoweit nicht stattfindet.
Zur Abgrenzung: Die Verpflichtung durch den Kammerpräsidenten gemäß § 7 Abs. 3 S. 3 BNotO ersetzt die Vereidigung nicht. (Frenz/Miermeister/Wilke, BNotO, 6. Aufl. 2024, § 40 Rn 8) Auch ist darauf zu achten, dass nicht jeder Präsident des Landgerichts den Notarassessor bei der ersten Vorstellung vereidigt; stattdessen kann hierfür ein separater Termin erforderlich werden, der vor der Übernahme der ersten Vertretung durchgeführt worden sein sollte.
Ebenfalls vor der ersten Notarvertretung muss der Notarassessor eine Signaturkarte (sog. N-Karte), die zur Erzeugung elektronischer Signaturen und für den Zugriff auf das elektronische Urkundenarchiv innerhalb des Vertretungszeitraums benötigt wird, beantragen und freischalten.
II. Vertreterbestellung
Ein Notarvertreter wird grundsätzlich auf Antrag des Notars bestellt. (Zur Antragstellung Frenz/Miermeister/Wilke, BNotO, 6. Aufl. 2024, § 39 Rn 8 ff.) Bei der hier behandelten Vertretung durch Notarassessoren hat dem Antrag eine Abstimmung mit der Notarkammer voranzugehen, die den als Vertreter eines bestimmten Notars ausgewählten Notarassessor für die Dauer der Vertretung abordnet. (Fehlt es an der Abordnung durch die Notarkammer, bleibt die Wirksamkeit der Vertreterbestellung davon unberührt; dennoch sollte die Abordnung nach den Usancen des jeweiligen Bundeslandes unbedingt eingeholt werden, um eine geordnete Vertretungsplanung zu ermöglichen.) Eine besondere Form ist für den Antrag nicht vorgeschrieben; allerdings sollte er nach Möglichkeit so rechtzeitig gestellt werden, dass noch vor Abwesenheit oder Verhinderung über die Vertreterbestellung entschieden werden kann. (BeckOK-BNotO/Frisch, Stand: 1.8.2024, § 39 Rn 12. Die amtswegige Bestellung ist der Ausnahmefall und nur in den in § 39 Abs. 2 BNotO beschriebenen Konstellationen denkbar.) Zuständig für die Vertreterbestellung ist der aufsichtsführende Präsident des Landgerichts. (Frenz/Miermeister/Wilke, BNotO, 6. Aufl. 2024, § 39 Rn 20)
Die Form der Bestellung richtet sich nach § 40 Abs. 1 S. BNotO. Danach ist die Bestellung der Vertretung unbeschadet einer anderweitigen Bekanntmachung schriftlich zu übermitteln. Adressat des Bestellungsakts ist nur der Notarassessor als Notarvertreter, nicht hingegen der den Antrag auf Bestellung stellende Notar. (BeckOK-BNotO/Frisch, Stand: 1.8.2024, § 40 Rn 3; Frenz/Miermeister/Wilke, BNotO, 6. Aufl. 2024, § 40 Rn 2)
§ 40 Abs. 1 S. 2 BNotO stellt klar, dass eine Bestellung in Abweichung des § 44 VwVfG nur dann nichtig ist, wenn sie dem Erfordernis der schriftlichen Übermittlung nicht genügt und sich aus dem Akteninhalt nicht ergibt, dass eine Bestellung erfolgen sollte. Nach dem in diesem Zusammenhang maßgeblichen Rundschreiben 09/2021 der BNotK vom 26.7.2021, (abrufbar im internen Bereich der Website der BNotK) das aus Anlass des Inkrafttretens des Gesetzes zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften (BGBl 2021 I, 2154), mit dem unter anderem die Vorschrift des § 40 BNotO modifiziert wurde, veröffentlicht wurde, ergeben sich aus § 40 Abs. 1 BNotO folgende praktische Maßgaben: Im Falle einer schriftlichen oder per Fax übermittelten Bestellungsurkunde ist die Bestellung nach allgemeinen Grundsätzen wirksam. Im Falle einer per E-Mail übermittelten Bestellungsurkunde darf der Notarvertreter darauf vertrauen, dass die Bestellung jedenfalls aufgrund Aktenkundigkeit und damit verbundener Heilung gemäß § 40 Abs. 1 S. 2 BNotO wirksam ist. Im Falle einer mündlichen oder telefonischen Bestellung darf die Notarvertretung nicht auf die Wirksamkeit der Bestellung vertrauen; die Bestellung ist gleichwohl wirksam, wenn sie aktenkundig ist. Jenseits der Übermittlung per Post, Fax oder E-Mail ist gemäß § 64c BNotO auch eine Erklärung in elektronischer Form denkbar, die an ein besonderes elektronisches Notarpostfach gerichtet ist. (BeckOK-BNotO/Frisch, Stand: 1.8.2024, § 40 Rn 5)
Möchte ein Notarassessor als Notarvertreter tätig werden, sollte er nach alledem vor der Übernahme des Amtes zwei Schriftstücke erhalten haben: einerseits das Abordnungsschreiben der Notarkammer und andererseits die Bestellungsurkunde des aufsichtsführenden Landgerichtspräsidenten. Letztere sollte zumindest als per E-Mail übermittelter PDF-Scan vorliegen; bei einer mündlichen oder telefonischen Bestellung wird man sich – wie die BNotK in ihrem Rundschreiben 09/2021 ausführt – nicht darauf verlassen können, dass das in § 40 Abs. 1 S. 2 BNotO verankerte Tatbestandsmerkmal der Aktenkundigkeit erfüllt ist. Als erste Amtshandlung nach Betreten des Notarbüros bietet es sich an, sich die Bestellungsurkunde im Original vorlegen zu lassen sowie – erforderlichenfalls – das Empfangsbekenntnis zu unterzeichnen und dessen Rückversand an die Aufsichtsbehörde zu veranlassen.
Da die zuständige Notarkammer die Notarvertretung nach der Mitteilung über die erfolgte Bestellung im Notarverzeichnis einträgt, kann der als Vertreter ausgewählte Notarassessor ein auf den Vertretungszeitraum begrenztes (Fern-)Signaturzertifikat samt Berufsattribut bei der Zertifizierungsstelle der BNotK beantragen. (Beck’sches Notar-Handbuch/Püls, 8. Aufl. 2024, § 34 Rn 214) Die Beantragung eines solchen Zertifikats ist ein wichtiger Kontrollmechanismus, der zeitig vor der Vertretung durchlaufen werden sollte. Kann das Zertifikat nicht erfolgreich beantragt werden, so ist dies regelmäßig darauf zurückzuführen, dass auch die Vertreterbestellung nicht ordnungsgemäß erfolgt ist, weil bei der BNotK die erforderlichen Informationen nicht hinterlegt sind. In diesem Fall sollte daher unbedingt die Vertreterbestellung überprüft werden.
III. Informationsbeschaffung
Die erste Notarvertretung findet im Regelfall im Notarbüro des ausbildenden Notars statt. Hier sind dem Notarassessor die Abläufe bekannt, er weiß um die Urkunden und kann sich auf die Termine vorbereiten. Anders ist dies, wenn die Notarvertretung auswärts in einem dem Notarassessor unbekannten Büro stattfindet. Gerade bei den ersten Auswärtsvertretungen ist es daher empfehlenswert, sich über Urkundsaufkommen, Art der behandelten Mandate, Mandantenstruktur sowie Mitarbeiterausstattung einen Überblick zu verschaffen.
Da die Ausgestaltung der Notarstelle nicht zuletzt wesentlich von der Person des Amtsinhabers abhängig ist, sollte der Notarvertreter – soweit möglich – vor Beginn der Vertretung ein Erstgespräch mit dem Amtsinhaber führen, um sich einen Überblick über die Eigenarten der Notarstelle zu verschaffen. In diesem Erstgespräch kann insbesondere die Bitte an den Amtsinhaber herangetragen werden, den Notarvertreter möglichst frühzeitig über während des Vertretungszeitraums anstehende besondere Termine und außergewöhnliche Aufgaben zu informieren. Erfragt werden sollte in diesem Erstgespräch auch, welche Art von Entwürfen der Amtsinhaber selbst vorbereitet und ob und, wenn ja, welche Entwürfe es gibt, die ausschließlich von Mitarbeitern vorbereitet und selbstständig an Mandanten versendet werden.
Sofern erforderlich und zumutbar, kann der Amtsinhaber in diesem Erstgespräch ferner darum ersucht werden, dem Notarvertreter einzelne Entwürfe vorab zur Durchsicht zuzuleiten. Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass das Entwurfsstudium ohne Notariatssoftware, ohne Vorlage der Nebenakte und ohne Einordnung des Entwurfs in die Mandatshistorie nur einen eingeschränkten Nutzen hat.
Ferner bietet es sich an, am ersten Vertretungstag um eine gewisse Einarbeitungszeit zu bitten, wobei ein Zeitraum von jedenfalls zwei Zeitstunden empfehlenswert ist. Diese Einarbeitungszeit kann genutzt werden, um die Akten durchzusehen, die zuständigen Sachbearbeiter kennenzulernen und jedenfalls die an dem ersten Tag zu erledigenden Urkunden zu besprechen. Die Frage nach Einarbeitungszeit wird der Notar dann besonders wohlwollend bescheiden, wenn der Notarvertreter im gleichen Atemzug danach fragt, ob er das Büro bereits vor Beginn des ersten Termins aufsuchen darf. Vielfach werden erste Mitarbeiter schon anwesend sein und können dem Notarvertreter Zugang zu Akten verschaffen. Nachdem die Termine am ersten Tag abgearbeitet sind, lässt sich die Zeit am Abend nutzen, um die Termine des nächsten Tages vorzubereiten. Schritt für Schritt fällt es dem Notarvertreter dann von Tag zu Tag leichter, die Herausforderungen der Vertretung systematisch abzuarbeiten.
Bei Vertretungen, die mehrere Tage oder gar Wochen umfassen, ist es für den Vertreter außerdem von Bedeutung zu wissen, wer innerhalb der Büroorganisation für welchen Arbeitsbereich (Rechtsgebiet, Urkundsvorbereitung, Vollzug, Kosten) verantwortlich ist und auf welche Fehlerquellen er besonders achten sollte.
IV. Terminplanung
In der Praxis hat es sich bewährt, dass dem Notarvertreter vor Beginn der Vertretung ein aktueller Terminkalender übersendet wird. Dies ist für den Amtsinhaber ein wichtiges Instrument, um dem Notarvertreter Gelegenheit zur Rückfrage zu bestimmten Terminen zu geben, und für den Notarvertreter von Bedeutung, um sich auf den Vertretungszeitraum einzustellen und Fehlentwicklungen und Missverständnisse von Beginn an zu vermeiden.
Stets zu beachten ist, dass die Bestellung des Notarvertreters nicht primär dazu dienen darf, die Beurkundungs- und Beratungskapazität innerhalb der jeweiligen Notarkanzlei zu erhöhen. (Limmer/Hertel/Frenz/Bischoff, Würzburger Notarhandbuch, 6. Aufl. 2022, Teil 1 Kap. 1 Rn 73) Eine Notarvertretung soll auch nicht das Umsatzniveau eines Büros in der Vertretungszeit identisch fortführen; während der Vertretung muss ein Büro nicht unter Volllast weiterlaufen. Stattdessen geht es bei der Vertretung darum, die Rechtspflege aufrechtzuerhalten; insbesondere darf der Bürger nicht das Gefühl haben, dass der Vertreter mit der Situation überfordert ist, Akten falsch bearbeitet oder Beurkundungen unsicher durchführt.
Um unnötige Dissonanzen und Nachteile für die Mandantschaft zu vermeiden, sollte der Notarvertreter dem Notar seinen Ausbildungsstand sowie seinen Erfahrungshorizont vorab klar kommunizieren. Je geringer die Vorerfahrung ist, desto größer müssen die Freiräume im Terminkalender ausgestaltet sein, um sich in Akten einlesen zu können. In jedem Fall ist es zweckmäßig, dass für die im Vertretungszeitraum durch den Notarassessor wahrzunehmenden Termine mehr Zeit eingeplant wird. Schließlich sind dem als Notarvertreter eingesetzten Notarassessor typischerweise weder die Urkundsgestaltung noch die Büroabläufe geläufig und er verfügt über deutlich weniger Berufserfahrung als der Amtsinhaber. Daher sollten bei Notarvertretungen tunlichst auch keine Termine außerhalb der regulären Geschäftszeiten angesetzt werden. Dies sollte, sofern nach Kalendereinsicht erforderlich, mit dem Amtsinhaber besprochen werden.
V. Vorgehen bei kurzfristig zu übernehmenden Vertretungen
Wird eine Vertretung – etwa aufgrund eines Krankheitsfalls – kurzfristig übernommen, werden sich die vorstehend unter III. und IV. dargestellten empfohlenen Vorgehensweisen unter Umständen nicht vollständig realisieren lassen. Auch in derartigen Konstellationen sollten indes Schritte zur Informationsbeschaffung unternommen werden. So wird es in der Regel auch bei einer kurzfristigen Erkrankung des Amtsinhabers möglich sein, Kontakt zu dessen Sozius (falls vorhanden) oder Mitarbeitern, etwa dem Büroleiter oder einem bei dem Notar angestellten juristischen Mitarbeiter, aufzunehmen, um die oben näher dargelegten Erkundigungen anzustellen. Wo sinnvoll und organisatorisch leistbar, sollte auch die Terminplanung auf die kurzfristig eintretende Vertretungssituation angepasst werden. Insbesondere kann es zweckmäßig sein, Beratungstermine zu verlegen, um Freiräume im Kalender zu schaffen, die der Notarvertreter zur Wahrnehmung der zentralen Vertretungsaufgaben nutzen kann.
Dieser Beitrag ist ein Auszug aus der Ausgabe 05/25 vom notar – der Monatsschrift für die gesamte notarielle Praxis. Erfahren Sie hier mehr oder entdecken Sie die Zeitschrift in unserer Online-Bibliothek Notarpraxis Wissen.
