Digitalisierung im Notariat: Chancen und Herausforderungen

Chancen

Die Digitalisierung hat nahezu alle Lebensbereiche erfasst und macht auch vor dem Notariat nicht halt. Die Digitalisierung im Notariat ist mittlerweile fortgeschritten. Bereits Mitte der 90er Jahre wurden die ersten digitalen Register eingerichtet, um den Mandanten einen modernen und sicheren Service zu bieten. Dieser Wandel bietet zahlreiche Chancen, bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Ein frühes Beispiel ist auch die Digitalisierung im Notariat mit Einführung des Zentralen Vorsorgeregisters. In diesem werden Vorsorgevollmachten sowie Betreuungs- und Patientenverfügungen erfasst. Ein weiteres Projekt der Bundesnotarkammer ist das Zentrale Testamentsregister. Darin sind alle amtlich verwahrten Testamente, Erbverträge oder sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden registriert. Auch in der internen Verwaltung hat sich im Notariat durch die Digitalisierung vieles verändert. Vor allem durch das 2022 eingeführte Elektronische Urkundenarchiv. Seitdem bewahren Notare alle Urkunden, die sie neu produzieren, digital auf und das in einer geschützten sowie sicheren Umgebung.

In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der Digitalisierung im Notariat und ihre Auswirkungen in der notariellen Praxis.

Effizienzsteigerung

Digitale Prozesse ermöglichen eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Dokumenten und Transaktionen, welche gerade bei größeren oder auch komplexeren Beurkundungen von Vorteil sein kann. Der Notar sowie die Mitarbeiter haben einen besseren Überblick über die Akte und den Vorgang, können so vorausschauend planen, sowie eine insgesamt bessere Organisation gewährleisten. Außerdem kann die Produktivität ansteigen, da insgesamt ein strukturierter Work-Flow entstehen kann.

Bei der elektronischen Aktenführung haben die Mitarbeiter unmittelbaren Zugriff auf alle Urkunden und Korrespondenzen, die geführt wurden, und können somit den Mandanten unmittelbar bedienen. Mitarbeiter können auf Rückfragen schneller reagieren, da sie keine klassische Handakte raussuchen müssen. Zudem ist in der heutigen Zeit das Thema Home-Office auch im Notariat angekommen, somit sind Mitarbeiter flexibler und müssen nicht zwingend täglich in das Büro. Alle Mitarbeiter sowie der Notar können gleichzeitig in der Akte arbeiten – alles, was vorbereitet, beurkundet und verschickt wird, ist einzusehen, und zwar von allen Mitarbeitenden, einschließlich des Notars. Durch den Einsatz von Software können so zum Beispiel auch Urkunden und Dokumente zur automatischen Dokumentenerstellung und Dokumentenprüfung, Fehler minimiert und der Arbeitsablauf beschleunigt werden. 

Kostenreduktion

Der Umstieg auf digitale Systeme führt zu erheblichen Einsparungen bei Papier, Druck- und Lagerkosten. Auf dem Softwaremarkt haben Notariate die Qual der Wahl. Durch die unterschiedlichen Eigenschaften, die die Softwarelösungen aufweisen, ist es wichtig vorab zu wissen, was einem bei einer Software wichtig ist, welche Prioritäten einem wichtig und evtl. nicht so wichtig sind. Spezielle Software für Notar:innen sind zum Beispiel AnNoText, NOAH, TriNotar. Kanzleisoftware mit Zusatzmodulen für Notariate könnten zum Beispiel Datev oder RA-Micro sein. Digitale Archive ersetzen physische Aktenräume und reduzieren den Bedarf an Lagerfläche. Des Weiteren können wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden, wodurch das Personal unterstützt wird und sich somit die Mitarbeiter auf andere Aufgaben fokussieren können.

Erhöhte Sicherheit

Moderne Verschlüsselungstechnologien und digitale Signaturen bieten ein hohes Maß an Sicherheit und Integrität für elektronische Dokumente. Dies schützt sensible Daten und gewährleistet die Authentizität von Urkunden. Die Elektronische Signatur ist fälschungssicher und ermöglicht eine klare Authentifizierung. Zudem lassen sich alle Änderungen und Zugriffe auf digitale Dokumente lückenlos protokollieren, was die Transparenz erhöht.

Moderne Verschlüsselungstechnologien könnten folgende sein:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE): Diese Methode stellt sicher, dass Daten während der gesamten Übertragung verschlüsselt bleiben und nur der Absender und der Empfänger die Nachrichten entschlüsseln können. Beispiele sind verschlüsselte E-Mail-Dienste wie ProtonMail und Kommunikationsplattformen wie Signal.
• Public-Key-Infrastruktur (PKI): PKI verwendet ein Schlüsselpaar bestehend aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Notare können diese Technologie nutzen, um Dokumente zu signieren und zu verschlüsseln, wobei die Authentizität und Integrität der Dokumente gewährleistetet wird. Bekannte Anwendungen sind digitale Signaturen und Zertifikate.
• S/MIME (Secure/Multipurpose Internet-Mail Extensions): Diese Technologie ermöglicht die Verschlüsselung und Signierung von E-Mails. Notare können S/MME verwenden, um die Vertraulichkeit und Authentizität von E-Mail-Kommunikation sicherzustellen.
• TLS/SSL (Transport Layer Security / Secure Sockets Layer): Diese Protokolle sichern die Kommunikation über das Internet, z.B. bei der Nutzung von Online-Diensten oder beim Zugriff auf elektronische Akten. LS/SSL sorgt für die Verschlüsselung der Daten während der Übertragung.
• Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand (Data at Res Encryption): Dies umfasst die Verschlüsselung von gespeicherten Daten auf Festplatten oder in Cloud-Speichern. Man kann Technologien wie BitLocker (für Windows) oder FileVault (für macOS) verwenden, um lokale Daten zu schützen.
• Blockchain-Technologie: Zum Beispiel für die notarielle Beglaubigung findet Blockchain Verwendung, um die Integrität und Unveränderlichkeit von Dokumenten sicherzustellen. Notare können Blockchain nutzen, um Transaktionen zu validieren und sicherzustellen, dass Dokumente nicht nachträglich verändert und/oder manipuliert wurden.
• Virtuelle Private Netzwerke (VPN): VPNs verschlüsseln den gesamten Datenverkehr zwischen dem Gerät des Notars und dem Internet. Dies ist besonders nützlich, wenn Notare aus der Ferne arbeiten und sicherstellen möchten, dass ihre Internetverbindung sicher ist.
• Zero Trust Security: Ein Sicherheitsmodell, das davon ausgeht, dass keine Person oder kein Gerät innerhalb oder außerhalb des Netzwerkes vertrauenswürdig ist. Alle Zugriffe müssen authentifiziert, autorisiert oder kontinuierlich validiert werden.

Zugänglichkeit und Flexibilität

Digitale Dokumente können von überall und zu jeder Zeit abgerufen werden. Dies ist besonders vorteilhaft für internationale Mandanten oder in Situationen, in denen man schnelle Entscheidungen treffen muss. Videokonferenzen und elektronische Kommunikation können persönliche Termine teilweise ersetzen, was die Flexibilität erhöht. Außerdem erleichtert die Digitalisierung die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Mandanten und Behörden erheblich. Anträge und Urkunden sind schnell verschickt, Posteingänge unmittelbar heruntergeladen und abgespeichert und an den Mandaten weitergeleitet. Der Notar kann schneller auf Monierungen und Anfragen reagieren. Weiterhin sind Dokumente elektronisch speicherbar und können beispielsweise mit einem Smartphone jederzeit mitgeführt werden. Dies ist gerade wichtig, wenn Mandaten wichtige Dokumente bei Beurkundungen dabeihaben müssen.

Die Herausforderungen der Digitalisierung

Datenschutz und Datensicherheit

Notare verarbeiten hochsensible Daten, deren Schutz oberste Priorität hat. Die Einführung digitaler Systeme erfordert daher umfassende Sicherheitskonzepte, die sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen umfassen:

• Technische Maßnahmen: Hierzu gehören moderne Verschlüsselungstechnologien, die sicherstellen, dass Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung geschützt sind. Firewalls und Antivirenprogramme sind essenziell, um Angriffe von außen abzuwehren. Darüber hinaus sollten regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches eingespielt werden, um Sicherheitslücken zu schließen.
• Organisatorische Maßnahmen: Notariate müssen interne Datenschutzrichtlinien entwickeln und umsetzen. Dies umfasst die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit sensiblen Daten und die Implementierung klarer Zugriffsberechtigungen. Nur autorisiertes Personal sollte Zugang zu bestimmten Daten haben, um das Risiko von Datenlecks zu minieren.
• Regelmäßige Audits und Prüfungen: Externe und interne Audits sind notwendig, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen und mögliche Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren. Datenschutzbeauftragte sollten regelmäßige Prozesse überprüfen und Verbesserungen anstoßen.
• Datensicherung und Herstellung: Regelmäßige Backups der digitalen Daten sind unerlässlich. Im Falle eines Datenverlusts oder – angriffs muss gewährleistet sein, dass sich die Daten schnell und vollständig wiederherstellen lassen. Dabei sollte man Backups ebenfalls verschlüsseln und sicher aufbewahren.

Technische Infrastruktur

Der Aufbau und die Wartung einer leistungsfähigen technischen Infrastruktur erforderten Investitionen und kontinuierliche Anpassungen an den Stand der Technik. Dazu gehören nicht nur Hard- und Software, sondern auch die Einrichtung sicherer Netzwerkverbindungen und Back-up-Systeme. Dies kann insbesondere für kleinere Notariate eine Herausforderung sein.

Rechtskonformität

Die digitale Transformation im Notariat muss im Einklang mit den geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen erfolgen. Notare müssen sich fortlaufend über gesetzliche Änderungen und technische Neuerungen informieren, um ihre Praxis rechtskonform zu gestalten. Der Gesetzgeber muss klare Richtlinien und Standards für elektronische Signaturen, digitale Identität und die Archivierung elektronischer Urkunden festlegen. In vielen Ländern sind diese Regelungen noch in der Entwicklung.

Akzeptanz und Schulung

Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert eine Akzeptanz seitens der Notare und ihrer Mitarbeiter. Sowohl der Notar als auch die Mandanten müssen Vertrauen in die Sicherheit und Zuverlässigkeit der digitalen Prozesse haben. Dies erfordert umfassende Informationen und Schulungen, um Vorbehalte abzubauen und die Vorteile der Digitalisierung zu vermitteln.  Weiterhin sind Mitarbeiter über die Neuerungen zu informieren und zu schulen, um stetig besser zu werden und somit auch einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Praktische Anwendungen der Digitalisierung im Notariat

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur ist ein wesentliches Element der Digitalisierung im Notariat. Sie ermöglicht die rechtsverbindliche Unterzeichnung von Dokumenten auf elektronischem Weg und bietet dabei zahlreiche Vorteile. Es gibt verschiedene Arten elektronischer Signaturen, die sich in ihrem Sicherheitsniveau und ihrer rechtlichen Anerkennung unterscheiden:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Diese Form der Signatur umfasst alle elektronischen Daten, die mit einem Dokument verknüpft sind und zur Identifizierung des Unterzeichners dienen. Beispiele sind eingescannte Unterschriften oder die Angabe eines Namens in einer E-Mail. Sie bietet nur ein geringes Sicherheitsniveau.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Diese Signaturart erfordert, dass der Unterzeichner eindeutig identifiziert werden kann und dass die Signatur so erstellt wird, dass der Unterzeichner die Kontrolle darüber behält. Zudem muss die Signatur mit dem Dokument derart verknüpft sein, dass jede nachträgliche Änderung erkennbar ist.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES entspricht den höchsten Sicherheitsanforderungen und hat dieselbe rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie wird mittels eines qualifizierten Zertifikats und einer Signaturerstellungseinheit erstellt, welche von einer anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt werden muss.

Die Einführung elektronischer Signaturen in Notariaten erfordert geeignete technische Infrastruktur und Schulungen. Notare müssen sich mit den verschiedenen Arten elektronischer Signaturen vertraut machen und sicherstellen, dass sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Digitale Archivierung

Für ein digitales Archiv gelten spezifische gesetzliche Anforderungen für den Umgang mit archivierten Daten. Die zunehmende Digitalisierung und das steigende Datenwachstum stellen neue Anforderungen an die rechtskonforme Archivierung. Um Daten in Deutschland revisionssicher zu archivieren, müssen verschiedene Vorschriften wie z. B. die EU-DSGVO, die GoBD, das IT-Sicherheitsgesetz und die Regelungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen eingehalten werden.

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Die EU-DSGVO trat am 25.05.2018 in Kraft. Ein wesentlicher Bestandteil der Regelung erstreckt sich auf den transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten in Bezug auf Erhebung, Speicherung, Verarbeitung, den Schutz und die Löschung.

Die wichtigsten Regelungen der EU-DSGVO finden Sie hier:

• Speicherbegrenzung und Aufbewahrungsfristen (Art. 5.1 e)
• Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5.1 f)
• Datenminimierung (Art. 5.1 c)
• Auskunftsrecht der betroffenen Person (Art. 15)
• Recht auf Löschung (Art. 17)
• Verantwortung des für die Verarbeitung Verantwortlichen (Art. 24)
• Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellung (Art. 25)
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 24)
• Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32)

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GOBD)

Die Grundsätze ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten seit dem 1. Januar 2015 und beinhalten Regelungen, die beim Einsatz einer Softwaregestützten Buchführung eingehalten werden muss.

Folgende Grundsätze gelten:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Art 3.1)
• Vollständigkeit (Art 3.2.1)
• Richtigkeit (Art 3.2.2)
• Ordnung und Klarheit (Art 3.2.4)
• Unveränderbarkeit und Datensicherheit (Art 3.5.2)
• Verfahrensdokumentation (Art 10.1)

Das IT-Sicherheitsgesetz

Das IT-Sicherheitsgesetz gilt seit Juli 2015 und umfasst Regelungen für den Schutz von Kritischen Infrastrukturen in Deutschland. Die Vorgaben sind für alle Betreiber Kritischer Infrastruktur verpflichtend. Gemäß dem IT-Sicherheitsgesetz müssen die Betreiber angemessene organisatorische und technische Vorkehrungen zur Vermeidung von Störungen der Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit ihrer informationstechnischen Systeme, Daten, Komponenten oder Prozesse treffen, die für die Funktionsfähigkeit der Kritischen Infrastruktur maßgeblich sind.

Die wichtigsten Anforderungen des IT-Sicherheitsgesetzes sind:

• Verfügbarkeit
• Datenintegrität und Authentizität
• Vertraulichkeit
• Nachweispflicht

Die gute Nachricht jedoch ist, die digitale Ablage von Dokumenten ermöglicht eine platzsparende und sichere Aufbewahrung von Akten. Elektronische Ablagen sind leichter zu durchsuchen und bieten eine bessere Übersicht über bestehende Dokumente. Seit dem Jahr 2022 verwahren Notare ihre Urkunden nicht nur in Papierform, sondern zusätzlich auch elektronisch. Dazu betreibt die Bundesnotarkammer ein Elektronisches Urkundenarchiv über das Tool „XNP“. Dieses ermöglicht die sichere Aufbewahrung der Urkunden für 100 Jahre.

Alle neuen Urkunden werden von dem Notar in die elektronische Fassung übertragen, elektronisch signiert und verschlüsselt in einer elektronischen Urkundensammlung abgelegt. Die Notarurkunden können so zum Beispiel für Nachweise bei Gerichten, Ämtern, Banken und anderen Stellen übertragen und durch die elektronische Signatur des Notars auch die Echtheit und Unversehrtheit überprüft werden. Jeder Notar ist über ein speziell gesichertes Netzwerk an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. Hier werden alle Dokumente mit dem neuesten Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt. Nur der Notar und die Mitarbeiter können diese Dokumente wieder entschlüsseln.

Onlinebeurkundung

Die Onlinebeurkundung wird von vielen Notariaten genutzt. Einstimmige Gesellschafterbeschlüsse (Satzungsänderungen oder Kapitalmaßnahmen) können bei einer GmbH online beurkundet werden. Auch Vereinsregisteranmeldungen sind nun digital möglich. Seit August 2022 können GmbHs und UGs (haftungsbeschränkt) online von Notaren gegründet werden. Mandanten müssen für die soeben genannten Vorgänge nicht mehr zu dem Notar. Die Beurkundung kann stattdessen in einer Videokonferenz von überall aus stattfinden.

Es wird ein Smartphone mit NFC-Schnittstelle (darüber verfügen alle neueren Geräte) und der kostenfreien Notar-App (diese können Sie kostenlos im App-Store oder im Google Play Store herunterladen), ein PC oder Tablet mit Kamera und Mikrofon/Lautsprecher sowie einen Browser wie Chrome oder Safari etc. benötigt. Weiterhin ist ein gültiger Ausweis mit eID-Funktion und Ausweis-PIN erforderlich. Die Ausweis-PIN wird regelmäßig im Rahmen der Ausstellung des Personalausweises übermittelt. Sollten Sie keine Ausweis-PIN zur Hand haben, können Sie diese beim Bürgeramt neu anfordern. Bei Personalausweisen, die vor dem 02.08.2021 ausgestellt wurden, benötigen Sie zusätzlich einen Reisepass. Für weitere Informationen zu den Anforderungen bei dem Ausweisdokument können Sie unter www.personalausweisportal.de mehr erfahren.  Positiv hervorzuheben ist, dass solche notariellen Dienstleistungen ortsunabhängig angeboten werden können und Notariate flexibler auf die Bedürfnisse ihrer Mandanten eingehen dürfen.

Fazit

In Zukunft wird die Bedeutung der Digitalisierung im Notariat weiter zunehmen. Die Digitalisierung bietet Notariaten Chancen, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und den Zugang zu Dienstleistungen zu verbessern. Allerdings sind umfangreiche Investitionen in Sicherheit, Infrastruktur und rechtliche Rahmenbedingungen erforderlich. Neue Technologien wie Blockchain könnten die Sicherheit und Transparenz von Transaktionen weiter erhöhen. Auch die Nutzung von künstlicher Intelligenz zur Automatisierung von Routineaufgaben und zur Unterstützung bei komplexen Rechtsfragen wird von Bedeutung gewinnen. Gleichzeitig ist es wichtig, die Risiken im Blick zu behalten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die IT-Sicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten. Allerdings erfordert sie auch eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um den hohen Anforderungen an Datenschutz, technische Infrastruktur und Rechtskonformität gerecht zu werden. Mit der richtigen Strategie und dem Engagement aller Beteiligten kann die Digitalisierung im Notariat zu einem wesentlichen Treiber für Innovation und Modernisierung werden. Und, wie digital ist Ihr Notariat?