Jobbeschreibung einer Notarfachangestellten

Wann immer ich mit meinen Gesprächspartnern Small Talk betreibe, kommt die Sprache früher oder später auf meine Berufswahl. Auf die korrekte Bezeichnung „Ich bin Notarfachangestellte“, ernte ich regelmäßig nur verständnislose Blicke. Einmal entgegnete sogar jemand, er arbeite auch im Gesundheitswesen.

Vielleicht ist ja unter den Lesern und Leserinnen auch schon jemand in einer Situation gewesen, in der der Gegenüber absolut nichts mit unserem Job als Notarfachangestellte anfangen konnte?

Mir jedenfalls war ab diesem Zeitpunkt klar, dass ich etwas an meiner Präsentation ändern musste. Und so beschränke ich mich seitdem auf die Aussage: „Ich arbeite beim Notar.“ Doch auch die Reaktionen hierauf sind nicht sonderlich zufriedenstellend. Meistens hebt mein Gegenüber die Augenbrauen, nimmt – wenn ein Getränk vorhanden ist – noch einen Schluck aus seinem Glas und fragt dann nach kurzer Bedenkzeit so etwas wie:

„Ist Dir das ganze Juristendeutsch nicht zu anstrengend?“

Oder: „Ah, gehst Du dann auch zu Gericht?“

Noch besser: „Verdienst Du dann genauso viel wie der Notar?“

Und der Klassiker: „Ist das nicht total trocken?“

Trockene Juristerei – Woher kommt das Vorurteil?

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich halte die Nachfragen, die typischerweise beim Smalltalk entstehen, für extrem oberflächlich und einfach für falsch. Die Antworten zeigen mir, dass mein Gesprächspartner überhaupt keine Vorstellungen von unserem Job hat. Was auch verständlich ist, denn meist beschreibe ich meine Arbeit nur mit der Standardfloskel: „Ich kümmere mich um die Vor- und Nachbereitung von Verträgen.“

Diese Aussage ist korrekt und nicht gelogen, ist aber einfach nicht umfassend genug. Denn mal ehrlich: Würde ein Schauspieler seine Tätigkeit lediglich damit beschreiben, er würde seitenweise Texte auswendig lernen und später wieder aufsagen, wäre das auf der einen Seite auch zutreffend, aber auf der anderen nur halb so reizvoll.

Die Bandbreite an juristischen Angelegenheiten, die beim Notar abgehandelt werden, ist – wie wir alle wissen – äußerst umfangreich. Sobald ich jedoch versuche, mit einem Gesprächspartner tiefer ins Detail zu gehen und meinem Gegenüber vom Handelsregister, dem Grundbuchamt oder von Erbquoten berichte, droht das Gespräch zu versiegen. Wenn ich dann noch mit juristischen Begriffen wie Pflichtteilsergänzungsanspruch, Kaskadengründung und Vorkaufsrechtsverzichtserklärung um mich schmeißen würde, würde mein Gegenüber schneller die Flucht ergreifen, als ich das Wort „Pflichtteilsergänzungsanspruch“ überhaupt buchstabieren kann. Deswegen hinterfrage ich regelmäßig selbst, ob ich nicht doch einen staubtrockenen Beruf ausübe.

Hey Google, was machen eigentlich Notarfachangestellte?

Auch Google leistet hier keine Hilfestellung. Demnach heißt es: „Notarfachangestellte führen vorbereitende und begleitende Arbeiten bei der Beurkundung von Rechtsgeschäften auf dem Gebiet der vorsorgenden Rechtspflege aus.“Diesen Satz muss selbst eine Notarfachangestellte wie ich doppelt lesen, um die Bedeutung dahinter vollends erfassen zu können. Gegen diese offizielle Beschreibung, welche im Internet zu finden ist, sähe sogar ein Knäckebrot nur halb so trocken aus.

Doch wenn mich dann am Montagmorgen eine aufgelöste Witwe anruft und mir unter Tränen mitteilt, dass ihr Mann am Wochenende verstorben sei, die Beerdigung bereits anstehe und sie das gemeinsame Testament einfach nicht finden könne, kann ich mir sicher sein: Dieser Job ist alles andere als trocken.

Objektivität vor Emotionen – Keine leichte Aufgabe

Gerade die Nachlassangelegenheiten erfordern viel Fingerspitzengefühl und lassen mich regelmäßig mit meinen Emotionen ringen. So gehört es unter anderem in dem Job dazu, Stammbäume aufzumalen und die bereits verstorbenen Familienmitglieder dabei rigoros durchzustreichen, als wären sie nur Buchstaben auf einem Blatt Papier und eben keine realen Personen gewesen, die ihr Leben gelebt und andere zurückgelassen haben.

Spannend wird es für mich besonders in den Nachlassangelegenheiten, in denen die Familienstammbücher gewälzt und verschnörkelte Texte in altdeutscher Schrift entziffert werden müssen, um einen Erbscheinsantrag entwerfen zu können. Die Bezeichnung „Ahnenforschung“ wäre vielleicht etwas übertrieben, aber Detektivarbeit ist es allemal, verschachtelte Familienstrukturen zu entwirren, um die gesetzlichen Erben herauszufiltern.

Eine Erbangelegenheit ist für mich weniger abstrakt abzuhandeln, wenn ein privatschriftliches Testament vorgelegt wird, in dem der viel zu jung verstorbene Familienvater seine Kinder aus dem Himmel grüßt. Dann wird die Professionalität für einen Moment beiseitegelegt und ich fange an, mit den Mandanten auch persönliche Geschichten auszutauschen, sofern sie diese loswerden wollen. Es sind Schicksale, von denen wir tagtäglich erfahren. Traurige Geschichten, Emotionen mit denen ich umzugehen lernen muss und Ängste, von denen ich erfahre, sodass ich mir manchmal wünsche, einen Crashkurs in Psychologie gemacht zu haben.

Denn was antwortet man einer Witwe, deren Ehemann kein Testament hinterlassen hat; die jetzt ihr jahrzehntelang bewohntes Zuhause verkaufen muss, um die Erbengemeinschaft auszubezahlen, die durch den Tod ihres Mannes Miteigentümerin dieses Zuhauses geworden ist? Was entgegnet man dem Sohn, der gerade erst erfahren hat, dass er laut Testament von der Erbfolge ausgeschlossen ist und nun die Welt nicht mehr versteht? Und was sagt man der jungen Mutter, die schluchzend das Testament ihres Mannes vorliest und künftig drei kleine Kinder alleine zu versorgen hat?

Die Höhle der Löwen – Wie die TV-Show in unserem Alltag zu erleben ist.

Wer von uns kennt es nicht? In einem Moment atmet man vielleicht noch tief durch, trinkt einen Schluck Tee an der frischen Luft und ist im nächsten dann wieder gefragt, wenn ein Start-Up in der Telefonleitung ist, welches einem dann völlig euphorisch von seiner Geschäftsidee berichtet.

Es ist aufregend, sich von der Motivation der gründenden Mandanten anstecken zu lassen. Anspornend, wenn aus diversen Gründen nicht viel Zeit für eine Gründung bleibt. Nicht selten sind es die Geschäftsräume, die dringend angemietet werden sollen und hierfür schnell die notariellen Urkunden erforderlich sind. Manchmal sind es aber auch die Investoren, die nur ein knappes Zeitfenster in der Stadt mitbringen. Und nicht allzu selten gibt es auch keinen konkreten Grund, einfach nur die Vorfreude auf das eigene Business. Muss ich da noch in die TV-Show „Die Höhle der Löwen“ einschalten, wenn ich all die coolen Geschäftsideen wöchentlich in der Leitung habe?

Die nicht enden wollende To-do-Liste

An einigen Tagen habe ich abends – an anderen leider schon mittags – einen Knoten in meinem Gehirn, den ich entwirren muss, ehe ich mich neuen Aufgaben zuwenden kann.

In einem Moment ist mein Kopf noch damit beschäftigt die Erbquoten aufzuschlüsseln, im nächsten ruft die GmbH-Gründung an und möchte etwas zu Gesellschaftsstrukturen und Beteiligungsmöglichkeiten wissen. Kaum habe ich aufgelegt, wartet der Turm aus Akten neben mir auf Bearbeitung.

Dann wagt man mal wieder einen Blick in seine E-Mails und stellt fest, dass für den heutigen Kaufvertragstermin, der laut Makler ein unkomplizierter Standardvertrag werden sollte, seitenweise Änderungs- und Ergänzungswünsche eingereicht wurden, die noch überprüft und eingearbeitet werden wollen. Damit ich dann nicht gestresst wirke, wenn gleichzeitig der Notar persönlich mit einem Anliegen in der Tür steht, zähle ich in Gedanken oft bis drei, ehe ich mich meinem Chef – hoffentlich lächelnd – zuwende. Ich versuche auch dann noch zu lächeln, wenn ich parallel von der Idee meiner Mandanten erfahre, den bereits zweifach neu gefassten Vertragsentwurf ein drittes Mal zu verwerfen und neu zu formulieren. Doch solange die Beurkundungen schlussendlich erfolgreich verlaufen und die Mandanten zufrieden sind, geraten all der Stress und die Hektik in den Hintergrund, oder?

Der Empfang – Die Schaltzentrale im Notariat

Nicht weniger stressig geht es an den Empfangsbereichen unserer Büros zu. Die Empfangsmitarbeitenden sind das Gesicht und die Stimme eines Notariats. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt des Büros und schaffen es dabei, den Überblick über das gesamte Bürogeschehen zu behalten.

Wie vielfältig allein die Tätigkeit am Empfang ist, ist eh klar: Man braucht Nerven aus Drahtseilen. Eine gut geölte Stimme und Durchhaltevermögen was die gute Laune angeht. Nicht nur, dass Mitarbeitende am Empfang den Erstkontakt mit den Mandanten übernehmen, sie müssen dabei mit verschiedenen Mandantencharakteren agieren und ihre Anliegen oft durch gezielte Fragestellungen erst noch ermitteln.

Was ich zunächst nicht wusste, eine Weiterbildung als Barista wäre für den Workflow am Empfang auch nicht schlecht gewesen. Denn wenn einem zwischen all den Telefonaten dann noch zugerufen wird, dass der Kaufvertragstermin gern einen Espresso Macchiato und einen Cappuccino serviert hätte, während man doch eigentlich noch damit beschäftigt ist den Unterschied zwischen Latte Macchiato und Café Latte für das andere Beurkundungszimmer zu googlen, bekommt das Wort Stress eine ganz neue Bedeutung. Wir können von Glück reden, dass die meisten Kaffeevollautomaten die Basics inzwischen selbst beherrschen.

Und für alle, die es auch noch nicht wussten: Café Latte ist das italienische Synonym für Milchkaffee. In Spanien sagt man dazu Café con Leche und am Eiffelturm würde man ein Café au Lait bestellen. Da sage nochmal einer, Juristendeutsch sei kompliziert!

Soweit so gut. Dies sind ein paar Ideen, wie wir den nächsten Smalltalk aus der trockenen Juristenwüste hin zum spannenden Gesetzesdschungel steuern könnten. Und doch bin ich mir ziemlich sicher, dass das Gespräch früher oder später an die Stelle kommt, an der mein Gesprächspartner Folgendes sagt: „Ich kenne einen Notar immer nur aus der Rolle des Vorlesers. Sind das nicht ohnehin alles Standardtexte? Was bleibt denn dann noch für Dich zu tun?“

Standard, Standard, Standard?

Ich frage mich wirklich, woher dieses Vorurteil stammt. Wie Sie und ich wissen, ist jeder Fall einzigartig und erfordert immer eine Beratung durch den Notar. Aber was spricht grundsätzlich gegen Routinen und Standardverfahren? Auch ein Arzt hat seine standardisierten Behandlungsmethoden, auf die zunächst zurückgegriffen wird, um die Patienten zu versorgen. Auch ein Arzt erfindet nicht bei jedem gebrochenen Arm die Kunst des Eingipsens neu. Und wenn dieses einfache Eingipsen nicht ausreichend ist, weil das Röntgengerät beispielsweise noch eine Knochenabsplitterung festgestellt hat, so erfolgt die weitere ärztliche Untersuchung und der Behandlungsplan entsprechend tiefergehend. Wieso sollte das Vorgehen bei einem juristischen Problem oder einer rechtlichen Angelegenheit anders sein?

Da wir Notarfachangestellte in aller Regel das Erstgespräch mit den Mandanten führen, liegt die erste Einschätzung über die rechtliche Tragweite und die „Tiefe der Behandlung“ bei uns.

Einige Themengebiete sind natürlich prädestiniert dafür, eine eingehendere Beratung durch den Notar persönlich zu erfordern als andere.

Gerade bei Eheverträgen und Scheidungsfolgenvereinbarungen gleicht nie ein Vertragstext dem anderen. Insbesondere hier ist generell kein Mandantenpaar mit dem nächsten zu vergleichen, da jedes seine eigene Vergangenheit und Geschichte hat. Schnell stellt sich im Ersttelefonat heraus, ob zwischen den Eheleuten Einigkeit herrscht oder man sich während der Beratung und Vertragsdurchführung in die Rolle eines Mediators begeben muss, um die Abstimmung mit den Eheleuten durchführen zu können. Nicht selten haben sich die Parteien im Rahmen einer Scheidungsfolgenvereinbarung so überhaupt nicht mehr lieb, weswegen ich mich hier das ein oder andere Mal – zumindest gedanklich – erneut zu einem Crashkurs in Psychologie angemeldet habe.

V-e-r-a-n-t-w-o-r-t-u-n-g

Ein Notar ist von der sorgfältigen Vorarbeit seiner Mitarbeitenden abhängig und muss sich vollkommen auf unsere Vorprüfung verlassen können. Da formuliert sich das Wort „Verantwortung“ ganz von allein im Kopf zusammen, ehe eine Fälligkeitsmitteilung unter dem Füller oder Kugelschreiber des Notars landet. Es laufen immerhin mehr oder minder hohe Summen über unsere Schreibtische, die der Notar schlussendlich freigeben muss, ehe es zum Austausch zwischen den Mandanten kommt.

Hand aufs Herz – wer noch checkt die Anzahl der Nullen vor dem Komma regelmäßig doppelt und dreifach gegen, ehe eine Fälligkeitsmitteilung das Haus verlässt?

Ein bisschen Spaß muss auch mal sein!

Neben all der Verantwortung, dem Wirbeln und dem Zeitdruck hört man aus unserem Büro aber auch oft haltloses Kichern und Lachen, wenn mal wieder eine Urkunde in Reinschrift gebracht werden muss. Nicht selten müssen dabei Bandwurmwörter entschlüsselt werden. Bei der Übertragung von handschriftlichen Änderungen des Notars, die während der Beurkundung in der Urschrift vorgenommen wurden, kommt immer wieder Detektivarbeit zum Einsatz.

Nicht selten lachen wir über die verschiedenen Bedeutungsmöglichkeiten, die ein Bandwurmwort so haben kann. Mein Highlight war neulich der „Kleiderschrank“, den der Notar während des Termins in der Kaufvertragsurkunde ergänzt hatte, weil eben dieser bei der Übergabe des Vertragsobjektes noch abgelesen werden sollte. Dass es sich bei dieser Beschreibung in Wahrheit um den „Zählerschrank“ der Immobilie handelte, fanden wir erst mit geballter Kompetenzkraft heraus, wofür es immerhin drei Notarfachangestellte brauchte. Unser Gelächter hätte ich gern aufgezeichnet und meinem nächsten Gesprächspartner, der unseren Job als trocken beschreibt, entgegengehalten.

Ob man Google bitten kann, all diese Facetten des Berufes in die Definition einer Notarfachangestellten aufzunehmen? Sofern in der Definition Begriffe wie juristische Ermittlungsarbeit, allgemeine Lebenshilfe und Ahnenrecherche zu finden wären, würde die „vorsorgende Rechtspflege“ doch gleich viel interessanter klingen.

Und beim nächsten Smalltalk?

Wo also anfangen, wenn sich die nächste Gelegenheit für Small Talk bietet und ich mich als Notarfachangestellte vorstellen soll? Wieder die Standardfloskel verwenden und wie so oft als trocken abgestempelt werden? Oder einen längeren Monolog über die vielseitigen Facetten des Berufs einer Notarfachangestellten halten und das Risiko eingehen als „nerdig“ abgestempelt zu werden?

Nun ja, es muss wohl jeder und jede von uns selbst wissen, ob man eher mit einem Nerd, der sich für seinen Beruf begeistert, oder doch lieber mit einem Knäckebrot verglichen werden möchte.

Die Notarfachangestellte aus Hamburg hat ein Faible für das Gesellschafts- und Erbrecht, ist aber auch in allen anderen Rechtsgebieten, die das Notariat zu bieten hat, unterwegs. Nach der Ausbildung zur Notarfachangestellten, hat sie einen kurzen Ausflug in das Jurastudium gemacht und dabei festgestellt, dass ihr Herz einzig und allein für das Notariat schlägt. Als nächstes steht die Weiterbildung zur Notarfachwirtin auf ihrem Plan. In ihrer Freizeit ist sie mit einem Podcast auf den Ohren, einem Buch vor der Nase oder in der Natur rund um die Alster anzutreffen.

Hier erzählt sie Geschichten aus dem Büroalltag und gibt Einblicke hinter die Kulissen im Notariat.

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