Praxishandbuch Datenschutz im Notariat

Im Deutschen Notarverlag ist das von Flache herausgegebene Praxishandbuch zum Datenschutz im Notariat erschienen. Damit schließt der Verlag eine weitere Lücke in der Praxisliteratur und stellt dem Leser ein umfangreiches Werk für die Strukturierung und Organisation der Kanzleiabläufe im Notariat zur Verfügung. Allzu häufig wird das Thema Datenschutz in den Notariaten auch Jahre nach der Einführung der DS-GVO noch stiefmütterlich behandelt. Gefühlt handelt es sich hierbei um ein Thema, dessen man sich mal annehmen sollte, „wenn man Zeit hat“. Flache macht deutlich, dass der Datenschutz spätestens mit Einführung des elektronischen Urkundenarchivs zu einer zentralen Herausforderung in der Büroorganisation in jedem Notariat werden wird.

Neben dem Herausgeber wirken der Geschäftsführer der Gesellschaft für notariellen Datenschutz mbH Drube, der Fachanwalt für IT-Recht Hansen-Oest, der Datenschutzbeauftragte und Geschäftsführer der DSB für Notare und Ärzte GmbH Tykwer sowie der Notar Salzmann an dem Praxishandbuch mit. Bereits der Autorenkreis verdeutlicht, dass es sich vorliegend nicht um eine abstrakte Abhandlung, sondern um ein auf die Praxis und die konkrete Umsetzung des Datenschutzes zugeschnittenes Arbeitsbuch handelt. Neben den Grundlagen des Datenschutzes und der Rechtmäßigkeit der Verwaltung stellt das Praxishandbuch auch die Rechte der Betroffenen, die Informations- und Dokumentationspflichten sowie den umfangreichen Bereich der Auftragsverarbeitung dar.

Der Leser erhält darüber hinaus alle notwendigen Informationen zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sowie für den Fall des Datenschutzvorfalls. Den Abschluss des Handbuches bilden die Musterverzeichnisse der Bundesnotarkammer zum Datenschutz. An allen geeigneten Stellen bieten die Autoren Muster für die konkrete Umsetzung der Maßnahmen in der eigenen Kanzlei an. Hierdurch gelingt es, die gut verständlich aufbereiteten Informationen zum Datenschutz so in die eigene Kanzlei zu übertragen, dass die Pflichten souverän erfüllt werden können.

Die Brisanz und der Handlungsdruck des Themas Datenschutz werden besonders anschaulich in den Ausführungen von Flache/Drube in § 10 C. Hier stellen diese die technisch organisatorischen Maßnahmen (TOMs) unter der besonderen Berücksichtigung des elektronischen Urkundenarchivs dar. Die Autoren erarbeiten Hinweise und Vorgaben für die konkrete Umsetzung des Datenschutzes mit Einführung des Urkundenarchivs. Die Vorgaben orientieren sich dabei an den Vorgaben der DS-GVO. Eine Vielzahl von Beispielen erleichtert es den weniger technikaffinen Lesern, die notwendigen Maßnahmen zu verstehen und in der Praxis umzusetzen. Die Systematik der Darstellung und die große Praxiserfahrung der Autoren führen den Leser sicher an das vorläufige Ziel eines geeigneten Datenschutzes im eigenen Notariat.

Allerdings, auch daran lassen die Autoren keinen Zweifel, kann dies stets nur ein vorläufiges Ziel sein und die technischen und organisatorischen Entwicklungen sind von der Amtsinhaberin/dem Amtsinhaber stetig in das eigene Konzept einzuarbeiten und das eigene Konzept fortzuschreiben. Hierbei helfen sicherlich auch die im Anhang abgedruckten und von der Bundesnotarkammer aktualisierten Musterverarbeitungsverzeichnisse. Sie enthalten umfangreiche Vorschläge für das eigene Verarbeitungsverzeichnis. An dieser Stelle wäre es für die 2. Auflage des Praxishandbuchs Datenschutz im Notariat wünschenswert, wenn die Autoren die Muster der Bundesnotarkammer zusätzlich erläutern und ggf. auch mit ergänzenden Hinweisen versehen würden.

Das Praxishandbuch richtet sich bewusst an die Amtsinhaberin/den Amtsinhaber und verdeutlicht die auf diese zukommenden bzw. bereits bestehenden erheblichen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen. Der Datenschutz im Notariat ist Chefsache, sodass die Anschaffung des Praxishandbuchs, das Durcharbeiten und Umsetzen der umfangreichen Hinweise, Maßnahmen und Verfahren durch die Notarin/den Notar unumgänglich ist. Das Autorenteam hat es geschafft, die Brisanz des Themas herauszuarbeiten und ein Werk zu schaffen, das es auch dem technischen Laien ermöglicht, die ihm obliegenden Pflichten zu erfüllen. Es wäre wünschenswert, wenn die Muster und das gesamte Werk perspektivisch auch digital zur Verfügung stehen würden.

Rechtsanwalt und Notar, Fachanwalt für Erbrecht und für Sozialrecht,
Lehrbeauftragter Ulf Schönenberg-Wessel, Kiel