Die eingehende Post wird sofort dem Notar vorgelegt. Dem Notarbüro können Sendungen durch die Post oder über ein Gerichtsfach zugehen. In die Fächer bei den Gerichten legen die Gerichte und manchmal auch andere am gleichen Ort ansässige Notare für den Notar bestimmte Schriftsätze, Mitteilungen, Urkunden oder sonstige Sendungen ein. Die Gerichtsfächer müssen regelmäßig nachgesehen werden.
Empfangsbekenntnis
Häufig ist den Schriftstücken in den Gerichtsfächern ein Empfangsbekenntnis beigefügt. Der Notar unterzeichnet das Empfangsbekenntnis unter Angabe des Eingangsdatums und gibt es dem Gericht zurück. Durch das Empfangsbekenntnis wird der Zugang eines bestimmten Schreibens zu einem bestimmten Zeitpunkt quittiert. Den Zugang eines Schriftstückes durch Empfangsbekenntnis festgestellt zu haben ist für alle Fälle unerlässlich, in denen eine Frist abläuft. Es besteht keine Pflicht des Notars, die Post vorab auf mögliche Empfangsbekenntnisse zu durchsuchen. Im Rahmen der normalen Behandlung der Post müssen dieselben jedoch unverzüglich ausgefüllt und zurückgesendet werden. Die Bestätigung wird regelmäßig noch am Tag des entsprechenden Posteingangs zu erfolgen haben. Eine absichtliche Verzögerung des Ausfüllens oder der Rückübersendung der Empfangsbekenntnisse ist unzulässig.
Eingegangene Post
Die eingegangene Post wird mit dem Datum des jeweiligen Tages versehen (klassisch: Posteingangsstempel) und oft vom Notar abgezeichnet. Sodann wird die Post dem betreffenden Aktenvorgang beigefügt und dem Notar oder zuständigen Notarmitarbeiter zur Bearbeitung wieder vorgelegt. Genehmigungen zu Urkunden werden der Urschrift der betreffenden Urkunde beigefügt.
Ausgehende Post
Die ausgehende Post wird dahin geprüft, ob ihr die im Schreiben erwähnten Anlagen beigefügt sind und keine Unterschrift vergessen wurde. Diese Durchsicht umfasst insbesondere auch die Ausfertigungen, beglaubigten Abschriften und Kostenrechnungen. Nicht nur aus Rationalisierungsgründen, sondern auch um Verwechslungen zu vermeiden, benutzt man zweckmäßigerweise Fensterbriefumschläge.
Werden wichtige Schriftstücke oder Urkunden (z.B. Grundschuldbriefe) versandt (am besten per Einschreiben), so fügt man zweckmäßigerweise eine zusätzliche Kopie des Anschreibens bei mit der Bitte, den Eingang der betreffenden Anlagen auf der Kopie zu bestätigen. Das Gleiche gilt, wenn die Schriftstücke bei dem Empfänger durch Boten abgegeben werden. Der Bote lässt sich bei der Abgabe den Empfang quittieren. Vollstreckbare Ausfertigungen müssen zwar nicht zwingend auf besondere Weise übersendet werden; mit Rücksicht auf die Bedeutung dieser Schriftstücke wird es gleichwohl regelmäßig zu empfehlen sein.
Digitalisierung
Auch bei der Behandlung der Post bringt die fortschreitende Digitalisierung zahlreiche Neuerungen. Viele Nachrichten erreichen den Notar nunmehr über das besondere elektronische Notarpostfach („beN“). Hierbei handelt es sich um ein besonders gesichertes, an die Infrastruktur des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) angeschlossenes Postfach. Der Zugriff ist über das von der Bundesnotarkammer bereitgestellte Programm XNP möglich.
Hinweis
Insbesondere das Handelsregister, das Grundbuchamt (bei Eröffnung des elektronischen Grundbuchverkehrs) sowie einige Gerichtsmitteilungen erreichen das Notarbüro praktisch ausschließlich auf diesem Weg. Im Notarbüro sollten im beN eingehende Nachrichten möglichst zeitnah an den Notar und ggf. zugleich den zuständigen Sachbearbeiter verteilt werden. Wie diese Verteilung genau organisiert wird, obliegt dem Organisationsermessen des Amtsträgers.
Zudem vollzieht sich ein allgemeiner Wandel hin zur digitalen Kommunikation. Die Anzahl der eingehenden Briefe nimmt kontinuierlich ab, während der E-Mail-Verkehr fortlaufend zunimmt. Auch auf diesem Wege eingehende Unterlagen, Anträge und sonstige Nachrichten sind unverzüglich vorzulegen und zu bearbeiten. Es dürfte nicht der berechtigten Erwartungshaltung der rechtsuchenden Bevölkerung entsprechen, wenn ein Notar ausschließlich per Post kommuniziert und über keine E-Mail-Adresse verfügt.
Bezüglich der Optimierung des eingehenden E-Mail-Verkehrs gibt es viele Möglichkeiten zur Optimierung des Büroablaufs. Doch die vielleicht relevanteste Grundfrage ist, ob die E-Mails über eine Sammeladresse empfangen bzw. gesendet werden oder ob die Mitarbeiter individualisierte E-Mail-Adressen erhalten. Die erste Variante bietet den Vorteil, dass der Amtsträger in der Lage ist, alle ein- und ausgehenden Nachrichten zentral einzusehen und somit befähigt ist, sich einen guten Überblick über den gesamten elektronischen Nachrichtenverkehr zu verschaffen. Nachteil dieser Variante ist, dass die Bearbeitung einer zentralen Adresse durch mehrere Personen regelmäßig zu Bearbeitungsproblemen führt (klassisches Problem: E-Mail wurde nach der Lektüre versehentlich nicht wieder als ungelesen markiert, ohne dass die entsprechenden Veranlassungen erfolgt sind.).
Regelmäßig vorzugswürdig dürfte es daher sein, den Mitarbeiten individualisierte E-Mail-Adressen bereitzustellen, jedoch den Überblick des Notars zu gewährleisten. Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass die Mail-Server dergestalt konfiguriert werden, dass von jeder ein- und ausgehenden Nachricht eine Kopie an die E-Mail-Adresse des Notars gesendet wird. Um dessen persönliches Postfach nicht zu überfluten, bietet sich eine gesonderte Adresse für die Nachrichtenkopien an (z.B. kopien@notar-muster.de). Die exakte Organisation obliegt indes – wie stets – dem Amtsträger.
Ein Auszug aus dem Buch Faßbender (Hrsg.) Notariatskunde, 21. Auflage, 2025, S. 112 – 113.
Eine weitere kostenlose Leseprobe finden Sie in unserer Onlinebibliothek NotarPraxis Wissen.
