Das Verwahrungsverzeichnis (VVZ) hat am 01.01.2022 das Verwahrungsbuch, die Anderkontenliste, das Massenbuch, sowie das Namensverzeichnis zum Massenbuch abgelöst. Es wird – wie das UVZ – ausschließlich elektronisch geführt und zentral im Elektronischen Urkundenarchiv mittels des Moduls „Verwahrungsverzeichnis“ in XNP geführt und verwaltet.
Der Zugang zum VVZ steht ausschließlich dem Notar, seinem Vertreter/Nachfolger (Notarvertreter / Notariatsverwalter) sowie den mitarbeitenden Personen und nach dem endgültigen Ausscheiden des Notars aus dem Amt der zuständigen Verwahrstelle zu (§ 78i BNotO).
XNP ermöglicht auch hier einen einmaligen Datentransfern bereits vorhandener Eintragungen aus der individuellen Notariatssoftware in das VVZ. Die importierten Daten werden – anders als im UVZ – erst im VVZ verbindlich eingetragen → die importierten Daten befinden sich bis zur Eintragung „in Vorbereitung“ und können noch um beispielsweise weitere Massen ergänzt werden. Nach dem Datentransfer müssen alle weiteren Buchungen / Änderungen im VVZ erfolgen.
Es gibt ferner die Möglichkeit eines Datenexports aus dem VVZ in die individuelle Notariatssoftware. Die in diese Richtung transportierten Daten haben keine Relevanz in Bezug auf die Pflicht zur Führung des Verzeichnisses.
Verwahrungsmassen, die vor dem 01.01.2022 entgegengenommen wurden, dürfen bis zu ihrem Abschluss auch nach den alten Vorschriften im Verwahrungs- und Massenbuch weitergeführt und anschließend aufbewahrt werden (§ 75 Abs. 3 BeurkG), wenn eine Übertragung seitens des Notars in das VVZ nicht gewünscht wird. Eine nachträgliche Überführung alter Verwahrungsmassen in das VVZ ist auf freiwilliger Basis seit dem 01.01.2023 möglich.
Im VVZ werden anders als zuvor in Verwahrungs- und Massenbuch die Eintragungen ausschließlich in der jeweiligen Verwahrungsmasse vorgenommen. Die Summe der Verwahrungsmassen bilden das VVZ. Eine separate (doppelte) Buchung aller Einnahmen und Ausgaben der Verwahrungsmassen gibt es nicht mehr, was das Verwahrungsbuch überflüssig macht.
Für die Führung des VVZ stehen zur Anlage / Buchung einer Verwahrungsmasse verschiedene virtuelle Karteikarten (= Grunddaten, Beteiligte, Verwahrungen, Buchungen, Bemerkungen, Vermerke) sowie die Untermenüpunkte (Kreditinstitute, Buchungen, Jahresabschluss) in XNP zur Verfügung.
Je nach Arbeitsweise und Ausgangspunkt im Programm kann sowohl über den Menüpunkt „Verwahrungsverzeichnis“ als auch direkt den Untermenüpunkt „Buchungen“ gebucht werden.
Eine Eintragung in der Verwahrungsmasse ist unverzüglich (h. M. innerhalb von 14 Tagen, wenn keine technischen Probleme vorliegen) vorzunehmen, wenn der Notar Kenntnis von einer Einnahme / Ausgabe erlangt hat. Konkret bedeutet dies das Datum des Zugangs des (elektronischen) Kontoaus-zuges, aus dem sich die Einnahme / Ausgabe ergibt.
Zur Vornahme einer Eintragung in der Verwahrungsmasse ist es nicht ausreichend, wenn lediglich eine Verwahrungsanweisung erteilt ist. Es bedarf der konkreten Einnahme / Ausgabe.
| Jede Eintragung in die Verwahrungsmasse enthält: (§ 22 NotAktVV) | Konkretisierung / Anmerkung | Virtuellen Karteikarte im VVZ bei Neuanlage / Buchung einer Verwahrungsmasse |
| Massenummer (§ 23 NotAktVV) | Zusammensetzung: Kalenderjahr, in dem die Verwahrungsmasse erstmals eingetragen wird / Lfd. Nr. (z. B. 2023/1). Die Nr. wird mit Eintragung der ersten Buchung automatisch erzeugt. | -Grunddaten- |
| UVZ-Nr. (§ 22 Nr. 2 NotAktVV) | Als Verweis zum UVZ, wenn die Verwahrung in Zusammenhang mit einem in das UVZ einzutragenden Geschäft steht. | |
| Datum der Annahme der Verwahrungsanweisung (§ 22 Nr. 4 NotAktVV) | Das Datum der Annahme des Verwahrungsantrags durch den Notar (= Datum der Beurkundung) | |
| Beteiligte des Verwahrungsverhältnisses (§ 24 NotAktVV) | Beispielsweise die Vertragsparteien eines Immobilienkaufvertrages. Die erforder-lichen Angaben entsprechen den Vor-schriften des UVZ (vgl. § 12 Abs. 2 NotAktVV). Ferner ist zu jedem Beteiligten eine „Rolle“ auszuwählen = „Hinterleger/in“ → (Käufer/in), „Empfänger/in“ → Verkäufer/in oder „keine“. | -Beteiligte- |
| Angaben zu – Einnahmen und Ausgaben (§ 25 NotAktVV) – Wertpapieren und Kostbarkeiten (§ 26 NotAktVV) – Schecks und Sparbüchern (§ 27 NotAktVV) – zu Notaranderkonten (§ 28 NotAktVV) | Getrennt nach – Geldverwahrung (Notaranderkonto) Einzutragen: Kreditinstitut, Sitz, BIC, IBAN, Währung, Art (= Giro- oder Festgeldkonto), – Sachverwahrung (Wertpapier / Kostbarkeit) Einzutragen: Beschreibung – Zahlungsmittelverwahrung (Scheck / Sparbuch) Einzutragen: Kreditinstitut, Nummer. | -Verwahrungen- |
| „Einnahme“ oder „Ausgabe“ zu Beginn jeder Buchung zur Erzeugung der vorgeschriebenen Vorzeichen („+“ oder „-“) markieren und die richtige Verwahrung (s.o.) auswählen. Wird ein Betrag innerhalb der Notaranderkonten übertragen, ist „Umbuchung“ ohne Empfänger / Auftraggeber anzuhaken. Eine Umbuchung erfordert zwei Buchungen. Einnahmen erhalten die Bezeichnung des Auftraggebers, Ausgaben die Bezeichnung des Empfängers *) und erfolgen in fortlaufender Reihenfolge (Buchungsnummern werden automatisch erzeugt) Jede Eintragung erfolgt unter dem Datum der Vornahme der Eintragung, welches das Programm automatisch unter „Eintragungsdatum“ vermerkt. Weicht das Eintragungsdatum von dem – Einnahmedatum (bei Wertpapieren, Kostbarkeiten, Schecks und Spar-büchern), – der Wertstellung (bei Notarander-konten) ab ist zwingend ferner das abweichende Datum unter „Wertstellung“ einzutragen. Bei Wertpapieren sind Gattung, Nennbetrag, Stückzahl, Serie sowie die Nummer einzutragen. Bei Kostbarkeiten sind der Schätzwert sowie eine Bezeichnung einzutragen. Bei Schecks / Sparbüchern – als Zahlungsmittel ist der Nennbetrag, die Nummer sowie die Bezeichnung des Kreditinstituts als Einnahme – zur Einlösung ist nach der Einlösung eine Ausgabe unter Verweisung auf die Einnahme auf dem NAK einzutragen. Ist ein Scheck nicht gedeckt oder wurde er zur Auszahlung ausgestellt, ist eine Ausgabe einzutragen. | -Buchungen- | |
| Abschluss des Verwahrungsgeschäfts (§ 22 Nr. 6 NotAktVV) | Nach letzter und abschließender Buchung und einem Saldo von „0“ das Feld „Abschließen“ anhaken. | ./. |
Eintragungen können auch im VVZ durch „Speichern“ bzw. „Speichern & Schließen“ (= Inhalt befindet sich „in Vorbereitung“ und ist noch nicht rechtsverbindlich gespeichert, können somit geändert / korrigiert werden) oder „Eintragen“ bzw. „Eintragen & Schließen“ (= Inhalt wird rechtsverbindlich gespeichert) vorläufig oder endgültig fixiert werden.
Ist die Änderung (Buchung stornieren / korrigieren, Daten korrigieren) einer Eintragung oder ein Zusatz erforderlich, ist diese durch den Notar persönlich zu bestätigen, wenn es sich nicht um den Nachtrag eines Verweises auf eine andere Einnahme / Ausgabe handelt oder die Änderung / der Zusatz aus dem VVZ selbst nachvollziehbar ist (§ 30 NotAktVV). Jede/r Änderung / Zusatz ist nach dem Eintragen unter „Vermerke“ zu finden.
Auf allen Kontoauszügen ist die jeweilige Massenummer zu vermerken; Belege für Ein-nahmen / Ausgaben sind mit der Masse- und Buchungsnummer zu versehen (§ 41 Abs. 4 NotAktVV). Das Eingangsdatum ist nicht mehr auf den Kontoauszügen zu vermerken. Die Kontoauszüge eines Verwahrungsgeschäfts sind mit den ferner zwingend erforderlichen Dokumenten – wie auch bisher – in einer separaten Nebenakte zu führen (§ 41 NotAktVV).
Als Abrechnung einer Verwahrungsmasse für die an einer Verwahrung Beteiligten kann nach dem Abschließen im VVZ die Funktion „exportieren“ genutzt werden, die ein Dokument (als Kurzversion oder ausführliches Datenblatt) zum Herunterladen / Ausdrucken erzeugt, das alle Grunddaten, die Beteiligten, das Notaranderkonto sowie alle Buchungen und den Gesamtsaldo enthält.
Fallen für die Führung eines Notaranderkontos bei dem Kreditinstitut Gebühren an, gehen diese erst einmal zulasten des Notars (und möglichst auch zulasten dessen Geschäftskontos, um Verwirrungen in der Verwahrungsmasse zu verhindern), der sie als Auslage gemäß KV-Nr. 32015 (ohne Umsatzsteuer) dem Kostenschuldner in Rechnung stellen kann.
Die Eintragungen eines jeden Kalenderjahrs im VVZ sind nach dem Jahresende in eine Datei zu exportieren, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zu versehen ist (§ 29 Abs. 1 NotAktVV). Hierfür ist unter dem Menüpunkt „Jahresabschluss“ die „Übersicht über die Eintragungen in das Verwahrungsverzeichnis“ vorgesehen.
Die Vorschriften zur Speicherung der Exportdatei / zu Änderungen im VVZ nach dem Datenexport entsprechen den Vorgaben zum UVZ (§ 19 Abs. 2 und 3 NotAktVV).
Die Aufbewahrungsfrist für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis beträgt 30 Jahre (§ 50 Abs. 1 S. 2 NotAktVV) und beginnt mit dem Kalenderjahr, das auf die Eintragung folgt (§ 50 Abs. 2 S. 2 NotAktVV).
Es gibt die Möglichkeit über den Menüpunkt „Jahresabschluss“ auch eine „Übersicht über Beteiligte“ (ähnlich dem vormaligen Namensverzeichnis zum Massenbuch) und eine „Übersicht über Notarander-konten“ (Liste der Kreditinstitute) zu erzeugen. Beide Funktionen dienen lediglich der Information und haben derzeit keine Bedeutung für die Führung des VVZ. Die der Aufsichtsbehörde zuzusendende jährliche Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte (§ 25 DONot) wird auch über Menüpunkt „Jahresabschluss“ innerhalb des VVZ zur Ansicht / zum Ausdrucken / Speichern erstellt.
Die Gebühren
Die Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde erhebt zur Finanzierung des EUrkundenarchivs basierend auf
- der Aufnahme von elektronischen Dokumenten in die eUrkundensammlung
- der Führung des Verwahrungsverzeichnisses
Gebühren (§ 78j BNotO).
Grundlage hierfür ist die Gebührensatzung für das Elektronische Urkundenarchiv (UA-GebS).
| Gebührentatbestand | konkrete Beispiele | Gebühr (einmalig*) |
| Aufnahme eines elektronischen Dokuments in die eUrkundensammlung | Niederschriften, Unterschriftsbeglaubigungen auf eigenem Entwurf, Vollzugsbeglaubigung = Unterschriftsbeglaubigungen auf eigenem Entwurf, der jedoch im Rahmen einer beauftragten Vollzugshandlung keine Entwurfsgebühr auslöst. | 4,50 € |
| Aufnahme eines ausschließlich unterschriftsbeglaubigten Dokuments in die eUrkundensammlung | Unterschriftsbeglaubigungen ohne Entwurf | 2,50 € |
| Führung des Verwahrungsverzeichnisses je Verwahrungsmasse | Verwahrung des Kaufpreises zum Erwerb einer Immobilie auf Notaranderkonto. | 32,00 € |
Gebührenschuldner ist in Bezug auf die
- Aufnahme der Dokumente in die eUrkundensammlung derjenige, der die Kosten der zugrunde liegenden notariellen Amtshandlung schuldet (§ 78j Abs. 2 Nr. 1 BNotO),
- Führung des Verwahrungsverzeichnisses der Notar selbst (§ 78j Abs. 2 Nr. 2 BNotO).
Mehrere Gebührenschuldner haften als Gesamtschuldner.
Die Gebühr in Bezug auf die
- Aufnahme der Dokumente in die eUrkundensammlung ist fällig, wenn die Kosten für die jeweilige notarielle Tätigkeit fällig werden (§ 4 Abs. 1 UA-GebS),
- Führung des Verwahrungsverzeichnisses ist fällig, wenn die erste Eintragung in der Verwahrungsmasse erfolgt (§ 4 Abs. 2 UA-GebS).
Der Notar nimmt die Gebühren der Urkundenarchivbehörde (für die Gebührenschuldner) verpflichtend für die Aufnahme der Dokumente in die eUrkundensammlung in einer Sammelrechnung (= Lastschriftmandat) entgegen und gibt diese mittels KV-Nr. 32015 (ohne Umsatzsteuer) an den jeweiligen Kostenschuldner weiter.
Da nicht der Notar selbst diese Gebühren schuldet, kann er bei Nichterstattung eines Betrages nach einmaliger Anmahnung des Gebührenschuldners eine Erstattung von der Urkundenarchivbehörde verlangen. Diese wird die Gebühr sodann selbst und direkt einbringlich machen. Hierzu teilt der Notar Vor- und Nachname sowie Adresse des Gebührenschuldners mit (§ 5 Abs. 2 UA-GebS).
Hat der Notar eine Gebühr aufgrund unrichtiger Sachbehandlung ausgelöst, hat er sie selbst zu begleichen.
Die Gebühr für die Führung des Verwahrungsverzeichnisses wird direkt beim Notar (= Lastschriftmandat) erhoben. Eine Weitergabe als Auslage ist nicht vorgesehen; sie bleibt endgültig beim Notar.
Fazit und ein kurzer Ausblick
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und wird uns fortan nun auch mit dem EUrkundenarchiv begleiten. Die praktische Umstellung auf die neuen virtuellen Fassungen von Urkunden und die Umsetzung des Spiegelbildprinzips von Urkundensammlung und eUrkundensammlung wird für die Praxis sicher noch einige Zeit in Anspruch nehmen.
Für die Zukunft ist geplant, dass neben dem Notar auch Gerichte Zugriff auf das UVZ erhalten sollen. Dadurch würde das (elektronische) Einreichen von Urkunden entbehrlich und auch das (erneute) Speichern der Dokumente bei Gericht entfällt. Eine einfache Bezugnahme, wie derzeit auf den Inhalt eines Registers (§ 32 Abs. 2 GBO) könnte künftig also denkbar werden.
