„Schon wieder KI!“, mag man sich bei der Überschrift denken. Verständlich, denn kaum ein Thema wird aktuell inflationärer genutzt, um Aufmerksamkeit zu erregen. Doch gerade weil KI oft mehr Buzzword als Inhalt ist, möchte ich heute aufzeigen, wo und wie künstliche Intelligenz im Notariat tatsächlich Sinn ergibt – und warum sie gerade im Kontext der Geldwäscheprüfung (GwG-Prüfung) besonders hilfreich sein kann.
In welchen Bereichen kann KI tatsächlich sinnvoll eingesetzt werden?
KI glänzt besonders in klar definierten Abläufen. Diese Prozesse gibt es im Notariat reichlich. Und anders als populistisch gerne gefordert, etwa beim Vorlesen oder Erstellen einer Urkunde, findet KI ihren Platz hauptsächlich im Hintergrund, in den Backoffice-Prozessen, die niemand wirklich gerne erledigt, die aber unerlässlich sind. Paradebeispiel hierfür: die Geldwäscheprüfung.
Geldwäscheprüfung als Anwendungsgebiet
Prozesse wie PEP-Prüfungen, Risikoanalysen und die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter bieten auf den ersten Blick keine gewinnbringende Anwendung für Künstliche Intelligenz. Wer einmal ein frei zugängliches Modell wie den neuen Agenten von ChatGPT gebeten hat, Informationen für eine Firma zu recherchieren oder gar eine Gesellschafterliste zu durchsuchen, wurde schnell ernüchtert. Ein Prompt wie „Analysiere mir die wirtschaftlich Berechtigten der ABC GmbH.“ liefert kaum brauchbare Ergebnisse. Auch das sogenannte Prompt Engineering mit einem verbesserten Prompt führt hier kaum zu merklichen Verbesserungen.
Ist der Einsatz von KI im Bereich der Geldwäscheprüfungen also hinfällig und wir verschwenden hier unsere Zeit? Ganz im Gegenteil, man muss nur wissen, wie man diese Technologie richtig einsetzt. Gerade weil manuelle Prüfungen bei komplexen Beurkundungen mit mehreren Beteiligten und verschachtelten Gesellschafterstrukturen oftmals Tage nur für die Datenprüfung und -extraktion in Anspruch nehmen, wird die Notwendigkeit einer Automatisierung deutlich. Ein Abgleich mit PEP- und Sanktionslisten sowie das Einordnen von Risikokriterien (branchenspezifisch) ist manuell kaum zu bewältigen, und man wünscht sich eine KI herbei, die all dies übernimmt.
Wenn man KI nun gewinnbringend einsetzen möchte, muss man sich darauf fokussieren, wo regelbasierte Systeme an ihre Grenzen stoßen. Mit dem richtigen Einsatzgebiet und dem bewussten Einsatz lassen sich hervorragende Ergebnisse erzielen, die GwG-Prüfungen stark vereinfachen. KI automatisiert lästige, zeitintensive Schritte wie Datenextraktion, -vergleich und -analyse. Der Mehrwert: Die Prüfungen erfolgen schneller, sicherer und konsistenter. Die KI macht aus der lästigen Pflicht keine reine Formalität, sondern ermöglicht eine qualitativ hochwertige Prüfung, die effektiv zur Risikominimierung beiträgt und gleichzeitig Kosten und Zeit spart.
Konkrete KI-Anwendungen im GwG-Prozess
Lassen Sie uns nun einige konkrete Beispiele anschauen, wo KI im GwG-Prozess zum Einsatz kommt.
Datenintegration und Schnittstellenprobleme:
In vielen Notariaten existiert eine Vielzahl an Fachanwendungen, Datenquellen und internen Verwaltungsprozessen, die oft nicht nahtlos miteinander kommunizieren. Dies kann schnell zum Zeitfresser werden, wenn Daten sowohl in die interne Akte eingetragen als auch in Tools zur GwG-Prüfung oder zur Abfrage von Register-Einträgen kopiert werden müssen.
Ein konkretes Beispiel hierfür ist die Anbindung eines GwG-Prüftools an Notariatssysteme. Viele Systeme bieten oftmals keine nativen offenen Schnittstellen, jedoch andere Möglichkeiten, Daten zu exportieren, wie zum Beispiel einen Excel-Export. Die Excel-Datei kann jetzt einfach einer KI übergeben werden, um die Informationen in das gewünschte Format zu bringen. Hier gilt die KI als Intermediär, der nun die Schnittstelle bereitstellt. Die KI erkennt und strukturiert die Daten, ordnet sie den offiziell registrierten Firmen zu und startet die GwG-Prüfung. Dadurch entfällt die manuelle Doppelerfassung oder das Kopieren zwischen Systemen.
Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter:
Für Notariate ist es oft eine Herausforderung, die wirtschaftlich Berechtigten festzustellen – insbesondere, wenn komplexe Gesellschaftsstrukturen oder Beteiligungen vorliegen.
Genau hier spielen KI-gestützte Systeme ihre Stärken aus. Sie können relevante Informationen aus Handels- und Transparenzregistern automatisiert auslesen, strukturieren und auf Widersprüche hinweisen. Der richtige und kontrollierte Einsatz von KI kann hier die Daten aus dem PDF analysieren und eine vollständige, strukturierte Gesellschafterstruktur zurückgeben. Die Informationen wie Beteiligungsverhältnisse, prozentuale Anteile oder Kontrollstrukturen werden damit übersichtlich visualisiert.
Risikoanalysen:
Im Rahmen der Geldwäscheprävention müssen Mandate hinsichtlich verschiedener Risikofaktoren bewertet werden. Wichtig ist hierbei zu betonen, dass KI selbst keine finale Bewertung der Risiken vornehmen darf, auch wenn sie dazu in der Lage wäre. Der Hintergrund dafür ist, dass das Geldwäschegesetz und andere rechtliche Bestimmungen bei solch sensitiven Entscheidungen oftmals ein menschliches Involvement explizit verlangen.
Nichtsdestotrotz kann KI gewinnbringend eingesetzt werden, beispielsweise bei der Einordnung von Branchen, um das damit verbundene Risiko zu ermitteln. Branchen und Branchenrisiken sind zwar oft in Listen aufgeführt, die Branchenbezeichnung in der Unternehmensbeschreibung liegt jedoch meist nicht als einheitlicher, strukturierter Code vor, sondern als Freitext.
Die Übersetzung des Freitextes in einen strukturierten Branchencode, der dann wiederum regelbasiert mit einem bestimmten Risiko versehen werden kann, ist daher der ideale Weg. Die Einschätzung der Sachlage wird dadurch für einen Menschen deutlich einfacher und schneller, sodass die finale Risikobewertung in wenigen Minuten getroffen werden kann, anstatt die gesamten Informationen erst manuell auswerten zu müssen.
Diese Übersicht der Beispiele gibt zwar keinen abschließenden und vollständigen, jedoch einen kleinen Einblick in einige Prozesse der GwG-Prüfung, die automatisiert werden können und das enorme Potenzial von KI im Notariat aufzeigen.
KI als Unterstützung für den Menschen
Technologie allein genügt nicht – entscheidend ist die Einbindung der bestehenden Mitarbeitenden. Notarfachangestellte (NoFa) und Rechtsanwaltsfachangestellte (ReFa) sind bereits jetzt ein knappes Gut. Die Einführung von KI-basierten Tools bedeutet daher nicht, diese Menschen zu ersetzen, sondern sie zu unterstützen. Die Mitarbeitenden sind diejenigen, die KI-gestützte Werkzeuge effektiv steuern und kontrollieren.
Wichtig hierbei: KI ist kein eigenständiges Instrument, sondern Teil bestehender Werkzeuge. Es gilt daher, etablierte Abläufe und vorhandene Mitarbeiter so zu integrieren, dass sie mit KI effizient arbeiten können. Damit wird KI zu einer echten Unterstützung und schafft Freiraum für anspruchsvollere Aufgaben.
Datenschutz: Herausforderung und Verpflichtung zugleich
Gerade im Notariat und im Kontext der GwG-Prüfungen ist der Datenschutz eine absolute Grundvoraussetzung, denn es werden automatisch personenbezogene Daten verarbeitet. Das bedeutet, dass Aufbewahrungspflichten, der Datenschutz, die korrekte Handhabung sowie der Schutz und die Weitergabe dieser Daten streng kontrolliert und reguliert werden müssen.
KI-gestützte Anwendungen müssen daher von Anfang an datenschutzkonform konzipiert werden. Dazu gehören die exakte Nachvollziehbarkeit sämtlicher Datenströme und das strikte Einhalten von Regelungen zur Datensouveränität. Cloud-Lösungen und der Einsatz öffentlich zugänglicher KI-Tools wie ChatGPT bergen hier besondere Risiken. Sensible Daten dürfen nicht unkontrolliert abfließen. Die Notwendigkeit expliziter datenschutzrechtlicher Vereinbarungen (wie nach § 203 StGB und BNotO) ist unumgänglich. Anbieter müssen sich diesem Anspruch stellen und ihn umsetzen; eine reine Formalie reicht nicht aus. Die Systeme müssen von Grund auf mit den Anforderungen der Rechtsbranche im Hinterkopf ausgelegt sein.
Was wir nicht vergessen sollten: Wofür KI nicht geeignet ist
Enden möchte ich mit der wichtigsten Erkenntnis: KI ist kein Allheilmittel. Wer aus Neugier einmal ChatGPT gebeten hat, einen komplexen Gesellschaftsvertrag inklusive differenzierter Stimmrechtsregelung zu erstellen, wurde schnell ernüchtert. Die Erfahrung und Finesse, die jahrelang gesammelte Expertise in Vertragsgestaltung verlangt, werden von aktuellen Modellen zwar manchmal erreicht, bei weitem aber nicht mit der notwendigen Zuverlässigkeit eines Menschen.
Natürlich ließe sich theoretisch nahezu alles trainieren, doch stehen Kosten und Nutzen hierbei in den meisten Fällen in keinem Verhältnis. Bestehende Strukturen und Prozesse sind nötig, um KI praktisch nutzbar zu machen.
Ausblick: Wohin führt die KI-Reise?
KI steht erst am Anfang ihrer Entwicklung. Sie ist nicht das „Wunderkind“, das alles allein löst, sondern ein Werkzeug, das heute bereits viele Arbeitsschritte erleichtern kann und morgen noch wesentlich leistungsfähiger sein wird. Erfolgreiche KI-Projekte brauchen klare Prozesse, verständliche Schnittstellen und engagierte Menschen, die sie anwenden.
In weiteren Beiträgen werden wir uns deshalb vertieft mit der Frage beschäftigen, welche Anforderungen an KI im GwG-Prüfprozess gestellt werden müssen und wie sich der Vergleich von geführter KI gegenüber reinem Prompting verhält. Außerdem werden wir uns genauer ansehen, welche Voraussetzungen diese Tools mitbringen müssen, um gewinnbringend eingesetzt zu werden und wie KI weitere Abläufe im Notariat verbessern kann. Bleiben Sie gespannt!
