Die Fälligkeitsmitteilung beim Immobilienkaufvertrag

Relevanz, Ablauf und typische Fehlerquellen im Überblick

Die Fälligkeitsmitteilung stellt einen bedeutsamen Teil des Kaufvertragsvollzugs dar, da sie dem Käufer bestätigt, dass alle im Kaufvertrag vereinbarten Fälligkeitsvoraussetzungen erfüllt sind und somit sämtliche für die vertragsgerechte Eigentumsumschreibung des Vertragsgegenstandes erforderlichen Unterlagen vorliegen.

Erst durch Eintritt der Fälligkeitsvoraussetzungen und Abgabe der Fälligkeitsmitteilung wird der Kaufpreis fällig. Nach Kaufpreiszahlung wird die vertragsgegenständliche Immobilie übergeben und das Eigentum umgeschrieben.

Für den zuständigen Sachbearbeiter bedeutet dies eine besondere Verantwortung. Der Notar hat zu prüfen, ob alle vertraglich vereinbarten Bedingungen erfüllt sind. Mit der Fälligkeitsmitteilung stellt er sicher, dass der Käufer erst dann zahlen muss, wenn seinem Eigentumserwerb nichts mehr im Wege steht. Fehler in diesem Prozess können gravierende Folgen haben – sei es durch Verzögerungen im Vollzug oder das Übersehen wesentlicher Voraussetzungen, die den Eigentumserwerb gefährden könnten.

Bedeutung und Zweck der Fälligkeitsmitteilung

Im Kaufvertrag wird regelmäßig vereinbart, unter welchen Voraussetzungen der Kaufpreis fällig wird (sog. Fälligkeitsvoraussetzungen). Die Fälligkeitsvoraussetzungen dienen dem Schutz des Käufers: Wenn sie erfüllt sind, steht der vertragsgemäßen Eigentumsumschreibung – mit Ausnahme der Kaufpreiszahlung (sowie der Zahlung der Grunderwerbsteuer und der Gerichtskosten) – nichts mehr entgegen.

Der Notar bestätigt mit Abgabe der Fälligkeitsmitteilung gegenüber dem Käufer, dass die (von ihm zu überwachenden) Fälligkeitsvoraussetzungen eingetreten sind. Dadurch wird der Käufer informiert, wann der Kaufpreis fällig ist und wie er seine Zahlungspflicht zu erfüllen hat.

Dabei handelt es sich gebührenrechtlich um eine Betreuungstätigkeit nach KV-Nr. 22200 (Nr. 2 „Prüfung und Mitteilung des Vorliegens von Fälligkeitsvoraussetzungen einer Leistung oder Teilleistung“) des Gerichts- und Notarkostengesetzes.

Fälligkeitsvoraussetzungen

Regelmäßig werden im Kaufvertrag folgende Fälligkeitsvoraussetzungen vereinbart:

• Die Eintragung der Auflassungsvormerkung zugunsten des Käufers im Rang nur nach den Belastungen, die im Kaufvertrag genannt sind oder an deren Bestellung der Käufer mitgewirkt hat. Bei besonderer Dringlichkeit besteht auch die Möglichkeit, die Sicherstellung der Eintragung der Auflassungsvormerkung des Käufers zu vereinbaren. Da der Käufer damit auf seinen Schutz (zumindest zum Teil) verzichtet, ist er darüber vorab zu belehren und dies mit ihm vorab abzustimmen. Die Sicherstellung der Eintragung ist gegeben, wenn der Antrag in der Markentabelle aufgenommen wurde und ihm keine (entgegenstehenden) Anträge vorgehen. In solchen Fällen empfiehlt es sich besonders, dass der Notar für die Zahlung der Gerichtskosten die Haftung übernimmt, damit die Eintragung nicht mangels Zahlung verzögert oder abgewiesen wird. Auch hat sich in der Praxis bewährt, dass die Grundbuchämter die Eilbedürftigkeit eher anerkennen, wenn der Notar die Kostenhaftung übernimmt.
• Die Vorlage der Löschungsbewilligung(en) der Berechtigten bzw. Gläubiger von im Grundbuch eingetragenen und nicht zu übernehmenden Rechten, und zwar entweder auflagenfrei oder sofern die Auflagen vertragsgemäß sind.
• Bei Wohnungs- bzw. Teileigentum (sofern im Grundbuch eingetragenen bzw. in der  Teilungserklärung vereinbart): Die Vorlage der notariell beglaubigten Verwalterzustimmung sowie des grundbuchtauglichen Verwalternachweises.
• Bei Grundstücken: Die Vorlage der Vorkaufsrechtsverzichtserklärung(en).

Die Vorlage der Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes sollte aus zwei wesentlichen Gründen nicht als Fälligkeitsvoraussetzung in den Kaufvertrag aufgenommen werden. Einerseits kann sich die Fälligkeit des Kaufpreises durch die Bearbeitungszeit des Finanzamtes erheblich verzögern. Andererseits – und dies ist der wichtigere Aspekt – könnte der Käufer durch eine verspätete Zahlung der Grunderwerbsteuer absichtlich die Ausstellung der Unbedenklichkeitsbescheinigung hinauszögern und so die Kaufpreisfälligkeit aufschieben.

Es gibt immer wieder Sachverhalte, in denen es Sinn macht, die Kaufpreiszahlung noch von dem Eintritt weiterer Bedingungen, die der Notar nicht direkt überwachen kann, abhängig zu machen. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Vorlage einer Baugenehmigung, einer Nutzungsgenehmigung, eines Gutachtens oder des Abschlusses baulicher Veränderungen handeln. Dies ist vertraglich explizit zu regeln. Abhängig von der Voraussetzung, kann diese z.B. als eingetreten gelten, wenn (i) der Verkäufer dies dem Käufer schriftlich mitgeteilt hat oder (ii) die Parteien den Eintritt gemeinsam festgestellt und gegenüber dem Notar schriftlich bestätigt haben oder (iii) ein Gutachter den Eintritt verbindlich festgestellt hat.

Inhalt und Aufbau der Fälligkeitsmitteilung

Die Fälligkeitsmitteilung sollte enthalten:

• Vertragspartner und Vertragsgegenstand
• Bestätigung, dass die zu überwachenden Fälligkeitsvoraussetzungen eingetreten sind
• Kaufpreis
• Zahlungsfrist bzw. Fälligkeitsdatum
• Zahlungsempfänger und Bankverbindung.

Sind noch durch Grundpfandrechte in Abteilung III gesicherte Darlehen des Verkäufers durch den Käufer abzulösen, sind zusätzlich die Höhe sowie die Regelung zu etwaigen Zinsen und Vorfälligkeitsentschädigungen an den Gläubiger mit aufzuführen.

Ablauf

Nach der Beurkundung des Kaufvertrags wird in der Regel unverzüglich mit dem Vollzug begonnen. Davon ist nur abzuweichen, wenn dies vertraglich vereinbart wurde oder beide Parteien den Notar außerhalb des Kaufvertrags übereinstimmend dazu anweisen – etwa, wenn der Kaufvertrag aufschiebend bedingt abgeschlossen wurde und der Eintritt dieser Bedingung zunächst abgewartet werden soll.

Grundsätzlich gilt es, den Eintritt der Fälligkeitsvoraussetzungen schnellstmöglich herbeizuführen. Um weder die Herbeiführung einer Voraussetzung noch den erfolgten Eintritt zu vergessen und damit den Ablauf zu verzögern, sollte spätestens nach Beurkundung in einem Abwicklungsbogen die Voraussetzungen, das jeweilige Datum der Veranlassung und das jeweilige Datum des Eintritts dokumentiert und regelmäßige Fristen zur Überwachung gesetzt werden.

Wie schnell die einzelnen Voraussetzungen eintreten, ist abhängig von den Umständen des Einzelfalls, den Fälligkeitsvoraussetzungen und den an der Herbeiführung des jeweiligen Eintritts Beteiligten.

Die Mandanten sollten über den Eintritt der jeweiligen Voraussetzungen sowie über außergewöhnliche Verzögerungen informiert werden, um Transparenz zu gewährleisten, für Rückfragen zur Verfügung zu stehen, eine Anpassung ihrer Planung zu ermöglichen und ggf. mögliche Maßnahmen zur Beschleunigung abzustimmen.

Fehler

Etwaige Fehler bei Fälligkeitsmitteilungen können besonders schwerwiegend sein. Wird die Fälligkeitsmitteilung fälschlicherweise abgegeben, obwohl einzelne Voraussetzungen noch nicht eingetreten sind, kann dies erhebliche Konsequenzen mit sich ziehen, wenn der Käufer den Kaufpreis zahlt.

Zu den regelmäßigen Fehlerquellen und deren Vermeidung zählen:

• Unvollständige oder fehlerhafte Eintragung der Auflassungsvormerkung: Die Auflassungsvormerkung wird nicht in allen vertragsgegenständlichen Grundbüchern eingetragen bzw. nicht alle Käufer werden korrekt als Berechtigte bzw. sofern vereinbart die Vormerkung nicht als auflösend bedingt eingetragen. Dem kann durch eine präzise Antragstellung und sorgfältige Prüfung der Eintragungsbekanntmachung vorgebeugt werden.
• Eintragung von Rechten vor der Auflassungsvormerkung: Noch bevor der Antrag auf Eintragung der Auflassungsvormerkung beim Grundbuchamt eingeht, geht ein anderweitiger Antrag (z. B. Auflassungsvormerkung für einen anderen Berechtigten, Insolvenzvermerk oder Zwangsversteigerung) ein, der entsprechend vorher bearbeitet wird und (im Rang) vor der Auflassungsvormerkung für den Käufer eingetragen wird. Um dem vorzubeugen, ist vor der Beurkundung die Markentabelle und nach Eintragung der Auflassungsvormerkung der Grundbuchauszug zu prüfen.
• Ablösung von Grundpfandrechten: Sofern im Grundbuch in Abteilung III Grundpfandrechte eingetragen sind, die noch vom Käufer abzulösen sind, ist darauf zu achten, dass die Löschungsbewilligung formgemäß ist, die Grundbuchdaten korrekt und vollständig sind, der (gesamte) Ablösebetrag (einschließlich Vorfälligkeitsentschädigung und Zinsen) den Kaufpreis nicht übersteigt, der Treuhandauftrag ausreichend befristet ist und Angaben zum Kontoinhaber vorhanden sind. Der Ablösebetrag sollte möglichst vor Beurkundung bereits erfragt werden, insbesondere, wenn die eingetragenen Grundpfandrechte den Kaufpreis übersteigen. Im Übrigen kann mit der Anforderung der Lösungsbewilligung beim Gläubiger der Kaufpreis und das Fälligkeitsdatum mit angegeben werden. Nach Erhalt sind die Unterlagen sorgfältig zu prüfen und ggf. um Berichtigung zu bitten.
• Vorkaufsrechte: Fehlende Vorkaufsrechtsverzichtserklärungen bzw. dem Negativatteste nach landesrechtlichen Vorschriften oder fehlerhafte Bezeichnungen des Grundstücks in der Vorkaufsrechtsverzichtserklärung bzw. dem Negativattest können dadurch vermieden werden, dass die bestehenden Vorkaufsrechte vorab geprüft werden (vgl. https://www.dnoti.de/fileadmin/user_upload/Arbeitshilfen/Immobilienrecht/Vorkaufsrechte_Uebersicht.pdf), auf dem Abwicklungsbogen vermerkt und die eingegangenen Dokumente im Hinblick auf die Grundbuchdaten sorgfältig geprüft werden.
• Fehlende oder abgelaufene Verwalternachweise: Ist kein (gültiger) Verwalternachweis hinterlegt, kann die Eigentumsumschreibung nicht aufgrund der erteilten Verwalterzustimmung erfolgen. Um dem vorzubeugen, sollte bereits bei der Entwurfsfertigung der Verwalternachweis angefordert und im Hinblick auf die erforderlichen Unterschriften, Beglaubigungen sowie Laufzeit geprüft werden.
• Nichtbeachtung besonderer Vertragsbeachtung: Damit vereinbarte besondere Fälligkeitsvoraussetzungen oder Zahlungsmodalitäten (z. B. die Abtretung des Kaufpreises) im Einzelfall nicht übersehen werden, sollte der Kaufvertrag sorgfältig gelesen und die individuellen Fälligkeitsvoraussetzungen nach Beurkundung im Abwicklungsbogen dokumentiert werden.

Sind Angaben in der Fälligkeitsmitteilung fehlerhaft oder unvollständig, kann dies Verwirrung und eine Verzögerung bei der Übergabe mit sich ziehen, da diese von der vertragsgemäßen und vollständigen Kaufpreiszahlung abhängt.

Um rechtliche Sicherheit für beide Parteien zu gewährleisten und eine Notarhaftung zu vermeiden, ist bei der Abgabe und Prüfung der Fälligkeitsmitteilung besonders präzise und korrekt zu arbeiten. Dies kann durch die Einführung eines 4-Augen-Prinzips gesichert werden.