Grundstruktur einer notariellen Gebührenrechnung

A. Fälligkeit

Die formwirksame Kostenrechnung setzt die Beachtung diverser Vorschriften des GNotKG voraus.

Gebühren und Auslagen können erst dann in Rechnung gestellt werden, sofern kein Kostenvorschuss geltend gemacht wird, wenn die Gebühren fällig sind. Wann dies der Fall ist, bestimmt sich nach § 10 GNotKG:

§ 10 GNotKG: Fälligkeit der Notarkosten

Notargebühren werden mit der Beendigung des Verfahrens oder des Geschäfts, Auslagen des Notars und die Gebühren 25300 und 25301 sofort nach ihrer Entstehung fällig.

B. Auftrag

Neben der Fälligkeit der Gebühren oder Auslagen ist ein Auftrag oder ein Antrag an den Notar erforderlich, da der Notar grundsätzlich nur aufgrund eines Auftrages oder eines Antrages tätig wird.

Ob dem Notar ein Auftrag erteilt oder an ihn ein Antrag gerichtet wird, ist gebührenrechtlich ohne Unterschied, siehe hierzu auch § 4 GNotKG.

§ 4 GNotKG: Auftrag an einen Notar

Die Erteilung eines Auftrags an einen Notar steht der Stellung eines Antrags im Sinne dieses Kapitels gleich.

C. Verjährung

Auch Notarkosten unterliegen einer Verjährungsfrist. Diese beträgt vier Jahre und beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Kosten fällig geworden sind, § 6 Abs. 1 GNotKG.

§ 6 GNotKG: Verjährung, Verzinsung

(1) Ansprüche auf Zahlung von Gerichtskosten verjähren in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren durch rechtskräftige Entscheidung über die Kosten, durch Vergleich oder in sonstiger Weise beendet ist. Bei Betreuungen und Pflegschaften, die nicht auf einzelne Rechtshandlungen beschränkt sind (Dauerbetreuungen, Dauerpflegschaften), sowie bei Nachlasspflegschaften, Nachlass- oder Gesamtgutsverwaltungen beginnt die Verjährung hinsichtlich der Jahresgebühren am Tag vor deren Fälligkeit, hinsichtlich der Auslagen mit deren Fälligkeit. Ansprüche auf Zahlung von Notarkosten verjähren in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Kosten fällig geworden sind.

D. Rechtsbehelfsbelehrung

Neben den später im Einzelnen zu besprechenden Vorschriften des § 19 GNotKG verlangt der Gesetzgeber, dass die Kostenberechnung eine Rechtsbehelfsbelehrung enthält, § 7a GNotKG.

§ 7a GNotKG: Rechtsbehelfsbelehrung

Jede Kostenrechnung, jede anfechtbare Entscheidung und jede Kostenberechnung eines Notars hat eine Belehrung über den statthaften Rechtsbehelf sowie über die Stelle, bei der dieser Rechtsbehelf einzulegen ist, über deren Sitz und über die einzuhaltende Form und Frist zu enthalten.

E. Zurückbehaltungsrecht

Das GNotKG sieht anders als noch das gebührenrechtliche Vorgängergesetz – die KostO – nicht vor, dass die Tätigkeit des Notars erst erfolgt, nachdem die anfallenden Gebühren und Auslagen „sichergestellt“, das heißt durch Zahlung eines die Kosten deckenden Kostenvorschusses abhängig gemacht werden, wurden.

Allerdings stehen dem Notar aufgrund gesetzlicher Möglichkeiten, auch wenn diese begrenzt sind, Optionen zur Verfügung, seine Tätigkeit entweder durch die Zurückbehaltung von Urkunden, Ausfertigungen, Ausdrucken oder Kopien bis zur Bezahlung der in der Angelegenheit anfallenden Kosten oder durch Erhebung eines die Kosten deckenden Vorschusses abhängig zu machen, siehe hierzu die Vorschriften §§ 11, 15 GNotKG.

§ 11 GNotKG: Zurückbehaltungsrecht

Urkunden, Ausfertigungen, Ausdrucke und Kopien sowie gerichtliche Unterlagen können nach billigem Ermessen zurückbehalten werden, bis die in der Angelegenheit entstandenen Kosten bezahlt sind. Dies gilt nicht, soweit § 53 des Beurkundungsgesetzes der Zurückbehaltung entgegensteht.

§ 15 GNotKG: Abhängigmachung bei Notarkosten

Die Tätigkeit des Notars kann von der Zahlung eines zur Deckung der Kosten ausreichenden Vorschusses abhängig gemacht werden.

Bei dem Zurückbehaltungsrecht wird in § 11 GNotKG auf § 53 BeurkG verwiesen. Dies ist die Vorschrift, nach der ein Notar gegenüber dem Grundbuchamt oder Registergericht zur Stellung von Anträgen verpflichtet ist. § 53 BeurkG lautet:

§ 53 BeurkG: Einreichung beim Grundbuchamt oder Registergericht

Sind Willenserklärungen beurkundet worden, die beim Grundbuchamt oder Registergericht einzureichen sind, so soll der Notar dies veranlassen, sobald die Urkunde eingereicht werden kann, es sei denn, daß alle Beteiligten gemeinsam etwas anderes verlangen; auf die mit einer Verzögerung verbundenen Gefahren soll der Notar hinweisen.

Ein Zurückbehaltungsrecht besteht somit nicht in Bezug auf die bei dem Grundbuchamt oder Registergericht von dem Notar einzureichenden Anträge – unabhängig davon, ob die von dem Notar aufgrund einer wirksamen Gebührenrechnung geltend gemachten Gebühren von dem Kostenschuldner bezahlt worden sind oder nicht.

Der Notar ist aber berechtigt, seine Tätigkeit grundsätzlich von der Zahlung eines zur Deckung der Kosten ausreichenden Vorschusses abhängig zu machen. Grenzen sind hier allerdings durch die Vorschrift des § 16 GNotKG gesetzt:

§ 16 GNotKG: Ausnahmen von der Abhängigmachung

Die beantragte Handlung darf nicht von der Sicherstellung oder Zahlung der Kosten abhängig gemacht werden,

1. soweit dem Antragsteller Verfahrenskostenhilfe bewilligt ist oder im Fall des § 17 Absatz 2 der Bundesnotarordnung der Notar die Urkundstätigkeit vorläufig gebührenfrei oder gegen Zahlung der Gebühren in Monatsraten zu gewähren hat,

2. wenn dem Antragsteller Gebührenfreiheit zusteht,

3. wenn ein Notar erklärt hat, dass er für die Kostenschuld des Antragstellers die persönliche Haftung übernimmt,

4. wenn die Tätigkeit weder aussichtslos noch ihre Inanspruchnahme mutwillig erscheint und wenn glaubhaft gemacht wird, dass

  1. dem Antragsteller die alsbaldige Zahlung der Kosten mit Rücksicht auf seine Vermögenslage oder aus sonstigen Gründen Schwierigkeiten bereiten würde oder
  2. eine Verzögerung dem Antragsteller einen nicht oder nur schwer zu ersetzenden Schaden bringen würde; zur Glaubhaftmachung genügt in diesem Fall die Erklärung des zum Bevollmächtigten bestellten Rechtsanwalts,

5. wenn aus einem anderen Grund das Verlangen nach vorheriger Zahlung oder Sicherstellung der Kosten nicht angebracht erscheint, insbesondere wenn die Berichtigung des Grundbuchs oder die Eintragung eines Widerspruchs beantragt wird oder die Rechte anderer Beteiligter beeinträchtigt werden.

Die Vorschrift des § 16 GNotKG ist sehr weitreichend formuliert: Der Amtsträger muss also sehr genau abwägen, ob ein Grund zur Versagung seiner Amtstätigkeit besteht, wenn ein angeforderter Kostenvorschuss nicht beglichen worden ist.

Hinweis:
Es ist zu beachten, dass die Nichtzahlung einer notariellen Gebührenrechnung in einem anderen Verfahren oder Geschäft nicht dazu führen kann, dass ein Amtsträger seiner Verpflichtung zur Amtstätigkeit nachkommt. Der Amtsträger muss unabhängig davon, ob er noch offene Ansprüche aus anderen Verfahren oder Geschäften hat, seinen Amtspflichten in einem neuen Verfahren oder Geschäft nachkommen. In diesem neuen Verfahren kann er nach § 15 GNotKG einen Kostenvorschuss anfordern, bevor er die begehrte Amtshandlung vornimmt, sofern nicht eine Regelung aus § 16 GNotKG der Vorschussanforderung entgegensteht.

F. Beitreibung

Mit Rücksicht darauf, dass die notarielle Tätigkeit ein öffentliches Amt darstellt, hat der Notar über die Vorschrift des § 89 GNotKG die Möglichkeit, seine Kostenrechnung mit einer Vollstreckungsklausel zu versehen und nach den Vorschriften der Zivilprozessordnung beizutreiben. Dieses Privileg, seine Kostenrechnung selbst für vollstreckbar zu erklären, stellt aber auch hohe Anforderungen an den Inhalt einer solchen Gebührenrechnung.

§ 89 GNotKG: Beitreibung der Kosten und Zinsen

Die Kosten und die auf diese entfallenden Zinsen werden aufgrund einer mit der Vollstreckungsklausel des Notars versehenen Ausfertigung der Kostenberechnung (§ 19) nach den Vorschriften der Zivilprozessordnung beigetrieben; § 798 der Zivilprozessordnung gilt entsprechend. In der Vollstreckungsklausel, die zum Zweck der Zwangsvollstreckung gegen einen zur Duldung der Zwangsvollstreckung Verpflichteten erteilt wird, ist die Duldungspflicht auszusprechen.

G. Formwirksamkeit, Erfordernisse

Zur Wirksamkeit der Einforderung von Notarkosten hat der Gesetzgeber die Vorschrift § 19 GNotKG in das Gesetz eingefügt:

§ 19 GNotKG: Einforderung der Notarkosten

(1) Die Notarkosten dürfen nur aufgrund einer dem Kostenschuldner mitgeteilten, von dem Notar unterschriebenen oder mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehenen Berechnung eingefordert werden. Der Lauf der Verjährungsfrist ist nicht von der Mitteilung der Berechnung abhängig.

(2) Die Berechnung muss enthalten

  1. eine Bezeichnung des Verfahrens oder Geschäfts,
  2. die angewandten Nummern des Kostenverzeichnisses,
  3. den Geschäftswert bei Gebühren, die nach dem Geschäftswert berechnet sind,
  4. die Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, wobei bei den jeweiligen Dokumentenpauschalen (Nummern 32000 bis 32003) und bei den Entgelten für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen (Nummer 32004) die Angabe des Gesamtbetrags genügt,
  5. und die gezahlten Vorschüsse.

(3) Die Berechnung soll enthalten

  1. eine kurze Bezeichnung des jeweiligen Gebührentatbestands und der Auslagen,
  2. die Wertvorschriften der §§ 36, 40 bis 54, 97 bis 108, 112 bis 124, aus denen sich der
    Geschäftswert für die jeweilige Gebühr ergibt, und
  3. die Werte der einzelnen Gegenstände, wenn sich der Geschäftswert aus der Summe der
    Werte mehrerer Verfahrensgegenstände ergibt (§ 35 Absatz 1).

(4) Eine Berechnung ist nur unwirksam, wenn sie nicht den Vorschriften der Absätze 1 und 2 entspricht.

(5) Wird eine Berechnung durch gerichtliche Entscheidung aufgehoben, weil sie nicht den Vorschriften des Absatzes 3 entspricht, bleibt ein bereits eingetretener Neubeginn der Verjährung unberührt.

(6) Der Notar hat eine Kopie oder einen Ausdruck der Berechnung zu seinen Akten zu
nehmen oder die Berechnung elektronisch aufzubewahren.

Diese Vorschrift bildet die Grundlage einer jeden wirksamen notariellen Kostenberechnung. Aus der Vorschrift ergibt sich eindeutig, dass eine Missachtung der Vorschriften der Absätze 1 und 2 dazu führt, dass eine Kostenrechnung unwirksam ist. […]

Buch Frank Tondorf Das 1x1 der notariellen Gebührenrechnung, 1. Auflage, 2024, §1 Rn 5-11

Der Beitrag ist ein Auszug aus dem Buch: Frank Tondorf Das 1×1 der notariellen Gebührenrechnung, 1. Auflage, 2024, §1 Rn 1-13

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