1. Für ausschließlich zulässige Zwecke darf eine GmbH errichtet werden (§ 1 GmbHG); ihre Gründer haben dabei einschlägige Bestimmungen des GmbH-Gesetzes zu beachten.
a) Erforderlich: Der einzige oder die sämtlichen Gesellschafter unterzeichnen den Gesellschaftsvertrag, § 2 Abs. 1 S. 2 GmbHG. Das geschieht durch die Beurkundung – der Gesellschaftsvertrag bedarf der notariellen Form, § 2 Abs. 1 S. 1 GmbHG.
b) Sind am Gesellschaftsvertrag mehrere Personen die Beteiligten, liegt eine Vereinbarung vor – der Gesellschaftsvertrag ist damit ein echter Vertrag.
c) Der Gesellschaftsvertrag dient auch als die Organisationsverfassung, an die alle Gesellschafter gebunden sind und deren Rechtsnachfolger. Damit diese Bindung hält, z.B. gegenüber dem Erwerber von Geschäftsanteilen, ist vorausgesetzt, dass der gesamte Inhalt des Gesellschaftsvertrages beurkundet ist. (Roth, in: Roth/Altmeppen, GmbHG, § 2 Rn 25; Scholz/Cramer, GmbHG § 2 Rn 12 und in Rn 13 mit Hinweis auf nicht unter das Formgebot fallende schuldrechtliche Nebenabreden der Gründer; BGH, Urt. v. 7.2.1993 – II ZR 24/97, GmbHR 1993, 214; BGH, Urt. v. 15.3.2010 – II ZR 4/09, GmbHR 2010, 980, 981 m.w.N., Michalki/Heidinger/Leible/J. Schmidt, GmbHG § 2 Rn 45, 47; vgl. Elsing, Handels- und Gesellschaftsrecht in der notariellen Praxis, § 7 Rn 21)
d) Die Praxis verwendet neben den gesetzlichen Begriffen wie „Gesellschaftsvertrag“ oder „Änderung des Gesellschaftsvertrages“ auch die der „Satzung“ oder der „Satzungsänderung“.
Inhalt des Gesellschaftsvertrages
2. Zwingend zum Inhalt jedes Gesellschaftsvertrages gehören nach § 3 Abs. 1 Nr. 1–4 GmbHG:
- die Firma und der Sitz der Gesellschaft,
- der Gegenstand des Unternehmens,
- der Betrag des Stammkapitals und
- die Zahl und die Nennbeträge der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter gegen Einlage auf das Stammkapital übernimmt.
3. Weitere Bestimmungen können im Gesellschaftsvertrag geregelt werden; das ist oft und sinnvoll durch individuell vereinbarte Satzungen der Fall.
Gründungsverhandlung
4. Zur Errichtung der GmbH braucht es die Gründungsverhandlung. Diese notarielle Urkunde beinhaltet:
a) den Gesellschaftsvertrag, der als mitverlesene Anlage zu ihrem Bestandteil gemacht wird und
b) den (Vorab-) Geschäftsführerbestellungsbeschluss.
Handelsregisteranmeldung
5. Die GmbH als solche und damit auch als eine juristische Person entsteht mit ihrer Eintragung im Handelsregister. Um diese zu erreichen, braucht es zuvor die Handelsregisteranmeldung. Sie ist durch den einzigen Geschäftsführer oder wenn es mehrere gibt, durch sämtliche Geschäftsführer vorzunehmen. Sie beinhaltet die Versicherungen gem. § 7 GmbHG, die alle Geschäftsführer hinsichtlich der Einzahlungen des Stammkapitals abgeben müssen und auch die Versicherungen zum Nichtvorliegen der Geschäftsführer-Bestellungsverbote (§ 6 GmbHG). Bis zur erfolgten Einzahlung auf das Stammkapital hält der Notar deshalb die Handelsregisteranmeldung vor dem Handelsregister zurück und übermittelt sie erst im Anschluss daran an das Registergericht.
UVZ-Nummer
6. Derzeit werden die Handelsregisteranmeldungen über die GmbH-Errichtungen oft gesondert erledigt, obwohl eine Mitbeurkundung in ein und derselben Gründungsurkunde erfolgen kann. Deshalb wird regelmäßig zu diesem gesonderten bzw. weiteren Verfahren des Notars eine eigene UVZ-Nummer eingesetzt. Die Unterschrift, die der Geschäftsführer leistet, wird beglaubigt, um der Form des § 12 HGB zu genügen. Daneben muss der Notar den Geschäftsführer hinsichtlich der strafbewehrten in der Anmeldung erklärten Versicherungen belehren.
II. Zusammenfassen der Gründungsverhandlung mit der Handelsregisteranmeldung?
1. Den Beteiligten steht die Möglichkeit offen, die Handelsregisteranmeldung innerhalb der Errichtungsurkunde bereits vorzunehmen. Sie wird dann als eine weitere Anlage dieser Urkunde beigefügt:
a) Dadurch kann der Aufwand reduziert werden; eine UVZ-Nummer und die Kosten dafür werden eingespart. Die übliche Beglaubigung der Unterschrift bleibt aus (Geschäftsführer sind meistens bei der Beurkundung anwesend). Die erforderlichen Geschäftsführerversicherungen und Belehrungen werden erledigt durch die Mitverlesung der Handelsregisteranmeldung, in der sie enthalten sind; das Beurkundungsverfahren ist höherwertiger als das Beglaubigungsverfahren und die Qualität der Belehrungen gesichert. (Siehe zum Ganzen Heinze, ZNotP 2025, 48–53)
b) Durch ein Zusammenfassen von Gründungs- und Beschlussurkunde samt Gesellschaftsvertrag und auch der Handelsregisteranmeldung wird die Abwicklung im Notariat verbessert, nicht erschwert.
c) In einem aktuellen Beitrag, der Anlass für diese Ausgabe war, setzt sich Heinze (Heinze, ZNotP 2025, 48–53) mit dem Thema auseinander und auch zu den kostenrechtlichen Erwägungen.
2. Kostenrechtliche Erwägungen:
a) Die beurkundungsrechtliche Lösung (Verbindung auch mit der Registeranmeldung) scheint vorzugswürdig; ihr stehen, wenn ein sachlicher Grund vorliegt, kostenrechtliche Erwägungen nicht entgegen. (Heinze, RNotZ 2024, 441, 442)
b) Selbst wenn ein gesetzliches Musterprotokoll über eine GmbH-Errichtung mit der Registeranmeldung verbunden und durchgeführt wird, wäre das nicht anders – die Verbindung führt zu keiner Abweichung des Textes des Gesellschaftsvertrags. (So Heinze, ZNotP 2025, 49, 50)
3. Gegenüberstellung der Kosten bei getrennter Gebührenberechnung (GmbH, Stammkapital 25.000 EUR) und bei Nichttrennung bzw. Verbindung mit der Handelsregisteranmeldung:
a) Getrennte Berechnung Ein-Personen-Gründung nach GNotKG (ohne Auslagen und Umsatzsteuer):
| Beurkundungsverfahren Gesellschaftsvertrag | ||
| KV Nr. 21200 GNotKG (Wert §§ 97, 107) | = 30.000 EUR | = 125 EUR |
| Beschluss GF-Bestellung | ||
| KV Nr. 21100 (Wert §§ 97, 108, 105) | = 30.000 EUR | = 250 EUR |
| Vollzug Gesellschafterliste | ||
| KV Nr. 22110/22113 GNotKG (Wert § 112) | = 60.000 EUR | = 96 EUR |
Getrennte Handelsregisteranmeldung
| Beurkundungsverfahren Handelsregisteranmeldung | ||
| KV Nr. 24102/21201 GNotKG (Wert §§ 119, 105, 106) | = 30.000 EUR | = 62,50 EUR |
| Elektronischer Vollzug | ||
| KV Nr. 22114 GNotKG (Wert § 112) | = 30.000 EUR | = 25 EUR |
| Betreuung/Überwachung | ||
| KV Nr. 22200 GNotKG (Wert § 113) | = 30.000 EUR | = 62,50 EUR |
| Ergebnis: | ||
| Gesamtgebühren des Notars sind (471 EUR + 150 EUR) | = 621 EUR |
b) Gebühren bei einer kostenrechtlichen Verbindung in einer einzigen Urkunde:
| Beurkundung Handelsregisteranmeldung | ||
| KV Nr. 21201 GNotKG (Wert §§ 105, 106) | = 30.000 EUR | = 62,50 EUR |
| Beurkundung Gesellschaftsvertrag | ||
| KV Nr. 21200 GNotKG (Wert §§ 97, 107) | = 30.000 EUR | = 125 EUR |
| Beurkundung Beschluss Geschäftsführerbestellung | ||
| KV Nr. 21100 GNotKG (Wert §§ 97, 108, 105) | = 30.000 EUR | = 250 EUR |
| Vollzug Gesellschafterliste | ||
| KV Nr. 22110/22113 (Wert § 112) | = 90.000 EUR | = 123 EUR |
Elektronischer Vollzug
| Elektronischer Vollzug | ||
| KV Nr. 22115GNotKG (Wert § 112) | = 90.000 EUR | = 24,60 EUR |
| Betreuung/Überwachung | ||
| KV Nr. 22200 GNotKG (Wert § 113) | = 90.000 EUR | = 123 EUR |
| Ergebnis | ||
| Gebühren bei Verbindung in einer einzigen Urkunde | = 708,10 EUR |
Bei einer Zusammenbeurkundung in einer einzigen Urkunde betragen die Gesamtgebühren 708,10 EUR und damit etwas mehr, 87,10 EUR, als bei einer getrennten Beurkundung und Beglaubigung der Handelsregisteranmeldung. Die etwas höheren Notargebühren reduzieren sich etwas durch den Wegfall einer Auslagenpauschale nach KV 32005 GNotKG sowie den Auslagen für das elektronische Urkundenverzeichnis, weil diese nur noch eine einzige und nicht mehr zwei Urkunden betreffen.
4. Wertung
Wenn der Geschäftsführer (ggf. Fremdgeschäftsführer) bei der Beurkundung anwesend ist, empfiehlt sich die Vorbereitung lediglich einer einzigen Urkunde, in der auch die Handelsregisteranmeldung mitbeurkundet wird.
So vorzugehen ist effektiv, spart etwas Zeit, ist höherwertiger als bei getrennter Urkundenbehandlung. Jedem Notar steht es selbstverständlich frei, wie bisher zu verfahren. Wer jedoch optimiert nur noch eine einzige Urkunde erledigt mit hoher Qualität auch bei der Geschäftsführerversicherung, erspart seinem Team etwas Arbeit und erhöht dabei zugleich ein wenig die Notargebühren.
Dieser Beitrag ist ein Auszug aus der Ausgabe 05/25 des Infobriefs notarbüro – dem ersten und einzigen monatliche pdf-Infobrief für Notariatsmitarbeiter. Erfahren Sie hier mehr oder entdecken Sie den Infobrief in unserer Online-Bibliothek Notarpraxis Wissen.
